فريق يعمل عن بُعد بالكامل: كم مرة يجب أن يلتقي حضوريًا؟

يُطرح هذا السؤال في تقريبًا كل حديث مع فرق موزّعة: كم مرة يجب أن نلتقي حضوريًا؟ تُظهر الممارسات العامة للشركات التي تعمل عن بُعد بالكامل أنه لا توجد إجابة واحدة، لكن هناك مرجعيات مفيدة.

ما يغيّر الإجابة: عدد الأشخاص، وعدد المناطق الزمنية، وحجم العمل الذي يتطلب بناءً مشتركًا، والوقت الذي يمكن لكل شخص أن يقضيه في السفر بشكل معقول.

• تجمّع سنوي كبير: Automattic و GitLab. تجمّع Automattic الكبير «Grand Meetup» يدوم أسبوعًا في السنة، بمشاركة الشركة كلها، وذلك قبل الجائحة. وتنظّم GitLab تجمعًا سنويًا («Summit»، ثم «Contribute»)، وهو غير إلزامي، وتقول إن الحدث تضاعف حجمه تقريبًا كل عام حتى 2019. التخطيط قبل عام هو القاعدة: لدى Automattic يبدأ الإعداد قرابة عام قبل الموعد، ويصبح عملًا بدوام كامل قبل ستة أشهر من الحدث.
• خلوتان في السنة: Zapier. توضح Zapier أنها تنظم خلوة في الشتاء وأخرى في الصيف، كل واحدة منهما أربعة أيام كاملة، مع يوم حر اختياري ويومي سفر. وقد نظمت عشر خلوات لفرق تضم من 7 إلى 185 شخصًا.
• سنوي وعلى مستوى الفرق: Doist. يصف دليل Doist رحلة سنوية لكامل الفريق منذ 2015 (منورقة، ثم ريكيافيك، وأثينا، وسانتياغو دي تشيلي، وجزر الأزور، وPertisau في 2022)، تكمّلها خلوات مصغّرة تقضي فيها الفرق أسبوعًا من العمل المركّز معًا. وفي بعض الأحيان تلتقي عدة فرق في الوقت نفسه في أنحاء العالم.
• نحو عام بين كل لقاء: Buffer. كانت خلوتها في مدريد في فبراير 2017 الثامنة في تاريخ الشركة، وكتب الفريق أن اثني عشر شهرًا مرت منذ الخلوة السابقة، في هاواي.

ولنلاحظ أيضًا أن كل شيء توقف خلال الجائحة: لم تُعقد لدى Doist أي خلوة في 2020 و2021، وأوقفت Automattic حدثها قبل أن تعود إلى لقاءات أصغر. تذكير مفيد: يجب أن يبقى الإيقاع قابلًا للتعديل.

الشكلان لا يلبيان الاحتياجات نفسها.

• الشركة بأكملها: التوافق الاستراتيجي، والثقافة، واللقاءات بين الفرق، واستقبال القادمين الجدد. تشجّع GitLab حتى القادمين الجدد على بدء عملهم في اليوم الأول أثناء الحدث، وقد سافر 60 إلى 70 منهم إلى نيو أورلينز في 2019 مباشرة بعد توقيع عقودهم.
• فريق تلو فريق: العمل العميق (المنتج، والتصميم، والدعم)، وورش البناء المشترك، وإطلاق مشروع. هذه اللقاءات أقصر، وأكثر تركيزًا، وأسهل في إدراجها في الجداول.

فريق من 30 شخصًا لا يواجه القيود نفسها التي تواجهها منظمة من 600 شخص. وكلما كبر الفريق، أصبح الحدث الكبير الواحد أثقل في التنظيم، وازدادت جاذبية الصيغ المصغّرة لكل فريق.

تساعد بعض الأسئلة البسيطة على الحسم.

• ما القرارات التي تستوجب وجود الجميع في الغرفة نفسها؟ إذا كانت استراتيجية أو إعادة هيكلة قيد الإعداد، فإن لقاءً أقرب يكون مبررًا.
• كم عدد الأشخاص الجدد؟ الفريق الذي يوظف كثيرًا يستفيد من اللقاء بوتيرة أعلى، لأن الثقة تُبنى حضوريًا.
• ما التكلفة البشرية للسفر؟ أربعة أيام عمل مع يومين للسفر تعني أسبوعًا كاملًا. صمّمت Zapier صيغة تراعي العائلات، مع يوم حر اختياري.
• ما الذي يمكنكم إنجازه عن بُعد فعلًا؟ وضعت Zapier لنفسها قاعدة حفظ الأسبوع لما لا يمكن إنجازه معًا عبر الإنترنت.

نقطة انطلاق معقولة: تجمّع سنوي واحد للجميع، ثم، عند الحاجة، لقاءات أقصر على مستوى كل فريق.

إذا كنتم تجمعون فريقكم كل سنة، أو عدة مرات في السنة، فإن سهولة التكرار مهمة. تتميز إسبانيا بأن فيها مدنًا عدة تفصل بينها رحلة جوية قصيرة، ما يتيح تغيير الإطار دون تغيير الترتيبات اللوجستية.

• مدريد: يبعد Hilton Madrid Airport نحو 5 دقائق عن Barajas وIFEMA، ويضم نحو 1,700 م² من مساحات الاجتماعات. وللخلوة الأكثر هدوءًا، يشغل Parador de Chinchón ديرًا من القرن الخامس عشر.
• برشلونة: يضم Hilton Diagonal Mar 433 غرفة و22 قاعة اجتماعات، وقاعة احتفالات كبيرة بمساحة 1,001 م²، كلها في موقع واحد.

يمكن لـ Solara DMC أن تقترح تناوب الوجهات من سنة إلى أخرى، مع الحفاظ على المنهجية نفسها وجهات الاتصال نفسها. اسألونا عن التوفر لحدثكم القادم.