قياس أثر الاجتماع الخارجي لشركة تعمل عن بُعد بالكامل

يبدأ القياس قبل الانطلاق. فالشركة التي تعمل عن بُعد وتجمع فريقها تحمل في العادة أسبابًا عدة في ذهنها: تعزيز الثقة، ومواءمة الأولويات، وإطلاق مشروع، واستقبال الوافدين الجدد. وإن لم تُكتب هذه الأسباب، فلن نعرف بعد ذلك إن كان اللقاء قد أفاد.

تقدّم GitLab مثالًا علنيًا على هدف مُعلَن بوضوح: يوضّح دليل الشركة (handbook) أن حدثها الداخلي يهدف إلى بناء الثقة عبر الروابط الاجتماعية، على أمل تحقيق حافز أعلى وإنتاجية أكبر واحتفاظ أفضل بالموظفين. وتؤكد الشركة أن الحدث ليس رحلة مكافأة ولا مؤتمرًا ولا عطلة.

بالنسبة إلى لقائكم الخاص، ننصح بقصر القائمة على هدفين أو ثلاثة، ولكل منها سؤال بسيط.

• العلاقات: من يرغب في التعرّف على من بشكل أفضل، وبين أي الفرق؟
• المواءمة: ما القرارات الاستراتيجية التي ينبغي أن تخرج من هذه الأيام؟
• الاندماج: كيف يجد الوافدون الجدد مكانهم؟

شاركوا هذه الأهداف مع المشاركين قبل السفر. فهي توجّه البرنامج أيضًا: ما لا يخدم أيًّا من الأهداف يمكن أن يبقى عبر الفيديو.

الممارسات المعلنة متواضعة، ولهذا السبب بالذات فهي مفيدة.

• Zapier تطرح بعد كل خلوة أسئلة مفتوحة: ما الذي أعجبك في الرحلة، وما الذي يجب فعله بشكل مختلف في المرة القادمة؟ كما تسأل عن الصيغ (المؤتمرات غير الرسمية، والموائد المستديرة، ويوم الفريق) وتترك حقلًا للملاحظات الأخرى. وللملاحظات آثار ملموسة: فقد توقفت الشركة عن دمج خلوتها مع مؤتمر بعدما تبيّن أن المشاركين كانوا مرهقين ومشتّتين.
• GitLab اعتمدت على استطلاع أُجري بعد حدثها لعام 2019 لتحضير الحدث التالي، وتتابع الحضور: شارك نحو 575 شخصًا، بنسبة حضور بلغت 86% وفق سردها العلني. وقد غذّت طلبات المشاركين (معلومات مسبقة عن الأنشطة الجماعية الكبيرة، وتوزيع عشوائي لمقاعد الوجبات) التعديلات.
• Doist توثّق عامًا بعد عام خلواتها السنوية وخلوات الفرق المصغّرة، مما يتيح مقارنة الأماكن والصيغ.
• Basecamp تُنشئ مساحة مشروع جديدة لكل لقاء لجمع الرسائل والجدول الزمني والمستندات في مكان واحد: فالأثر يبقى محفوظًا.

القاسم المشترك: يطرحون أسئلة قليلة، لكنهم يطرحونها دائمًا، ويعملون بإجاباتها في المرة التالية.

اللقاء الذي ينتج محادثات جيدة دون قرارات لا يترك أثرًا يُذكر. وبالنسبة إلى الشركات التي تعمل عن بُعد، فالكتابة هي الذاكرة، ولذلك هي المكان الذي ينبغي أن يُقاس فيه الأثر.

• سجلّ للقرارات يُمسك أثناء اللقاء: الموضوع، والقرار، ومن يتولّاه، والموعد النهائي.
• متابعة بعد ثلاثين يومًا: ما الذي تقدّم، وما الذي تغيّر في طبيعته، وما الذي بقي عالقًا؟
• متابعة بعد تسعين يومًا: هل تظهر العلاقات التي تكوّنت خلال اللقاء في العمل اليومي، مثلًا في المشاريع المشتركة بين فرق لم تكن تتعاون من قبل؟

هذه المؤشرات نوعية وخاصة بكم. نحن لا ننشر أي رقم مرجعي: فلا رقمنا ولا رقم السوق يعادل قيمة تتبّع قراراتكم الخاصة.

يغري الربط بين اللقاء وبقاء الفريق، لكنه صعب. فعوامل كثيرة تؤثر في قرار مغادرة شخص ما، ولا يمكن مقارنة أسبوع حضوري بمجموعة ضابطة.

ما تسمح به المصادر العامة أكثر تواضعًا. فGitLab تقدّم الاحتفاظ بالموظفين بوصفه نتيجة مأمولة لثقة تُبنى حضوريًا، لا رقمًا مقاسًا. وفي استطلاع Buffer حول العمل عن بُعد (نسخة 2020)، يأتي التعاون والتواصل، إضافة إلى الشعور بالوحدة، ضمن أبرز الصعوبات التي ذكرها المجيبون: وهي مشكلات يمكن أن يساعد اللقاء في معالجتها، دون أن يدّعي حلّها.

عمليًا، يمكنكم التتبّع، بطريقة نوعية وبحذر:

• المغادرات والتعيينات في الأشهر التالية، دون استخلاص علاقة سببية تلقائية؛
• سؤال بسيط في استطلاعكم المنتظم: «أعرف ما يكفي من الزملاء لأطلب المساعدة منهم»؛
• اندماج الموظفين الجدد، من خلال حديث مع مديرهم المباشر.

لا تكتسب هذه العناصر معناها إلا عند قراءتها معًا وعلى مدى عدة طبعات.

في الغالب، لا يكمن الفرق في أداة القياس بل في الانضباط: إرسال الاستبيان خلال يومين أو ثلاثة، ونشر ملخص قصير على الفريق كله، والإعلان عمّا سيتغيّر في المرة القادمة. تفعل Zapier ذلك بسؤالها عمّا يجب أن يتغيّر، وعدّلت GitLab برنامجها بناءً على الملاحظات.

من جانبنا، تنظّم Solara DMC إقامتكم في إسبانيا: الإيواء والقاعات والمطاعم والأنشطة والنقل. نُعدّ البرنامج معكم حول أهدافكم، ونخصّص وقتًا للاستبيان وسجلّ القرارات، ونزوّدكم بالبرنامج الفعلي للتنفيذ كي تتمكنوا من المقارنة من طبعة إلى أخرى. راسلونا بتواريخكم: سنعود إليكم بالتوافر المتاح.