Полностью удалённая команда: как часто нужно встречаться вживую?

Этот вопрос возникает почти в каждом разговоре с распределёнными командами: как часто нужно встречаться вживую? Публичные практики полностью удалённых компаний показывают, что единого ответа нет, но есть полезные ориентиры.

На ответ влияют численность людей, количество часовых поясов, доля работы, требующей совместного создания, и время, которое каждый может разумно потратить на поездки.

• Один большой ежегодный сбор: Automattic и GitLab. Grand Meetup Automattic — это неделя в году со всей компанией, так было до пандемии. GitLab проводит ежегодную встречу (Summit, позднее Contribute), которая не обязательна, и заявляет, что событие почти удваивалось в размерах каждый год вплоть до 2019 года. Планирование за год вперёд — норма: в Automattic подготовка начинается примерно за год и становится полноценной работой за шесть месяцев до события.
• Две ретрит-встречи в год: Zapier. Zapier объясняет, что проводит одну ретрит-встречу зимой и одну летом, каждая длится четыре полных дня, плюс необязательный свободный день и два дня на дорогу. Компания провела десять таких встреч для команд от 7 до 185 человек.
• Ежегодно плюс по командам: Doist. Handbook Doist описывает ежегодную ретрит-встречу для всей команды с 2015 года (Менорка, затем Рейкьявик, Афины, Сантьяго-де-Чили, Азорские острова, а в 2022 году Пертисау), дополненную мини-ретритами, где отдельные команды неделю работают над задачами вместе. Иногда несколько команд собираются одновременно в разных точках мира.
• Около года между встречами: Buffer. Её ретрит в Мадриде в феврале 2017 года стал восьмым в истории компании, а команда писала, что с предыдущего, проведённого на Гавайях, прошло двенадцать месяцев.

Обратите внимание: всё остановилось во время пандемии. Doist не проводила ретрит-встреч в 2020 и 2021 годах, а Automattic приостановила своё мероприятие, прежде чем возобновить более небольшие встречи. Полезное напоминание: ритм должен оставаться гибким.

Оба формата решают разные задачи.

• Вся компания: стратегическое согласование, культура, межкомандные знакомства, приём новых сотрудников. GitLab даже призывает новичков начинать работу в первый день во время мероприятия: в 2019 году 60–70 новых сотрудников отправились в Новый Орлеан сразу после подписания контракта.
• По командам: глубокая работа (продукт, дизайн, поддержка), мастер-классы по совместному созданию, запуск проекта. Такие встречи короче, точнее по задачам и легче укладываются в расписание.

Команда из 30 человек сталкивается не с теми же ограничениями, что организация из 600. По мере роста численности одно большое мероприятие становится всё тяжелее организовать, и форматы по командам привлекают всё больше внимания.

Несколько простых вопросов помогают определиться.

• Какие решения требуют, чтобы все были в одной комнате? Если назревает стратегия или реорганизация, более частая встреча оправдана.
• Сколько людей пришло недавно? Команда, которая много нанимает, выигрывает от более частых встреч, поскольку доверие строится вживую.
• Какова человеческая цена поездки? Четыре дня работы и два дня в пути — это целая неделя. Zapier придумал формат, который учитывает семьи, с необязательным свободным днём.
• Что вы действительно можете делать удалённо? Zapier установил себе правило: неделя отводится только под то, что нельзя сделать вместе онлайн.

Разумная отправная точка: один ежегодный сбор для всех, а при необходимости — более короткие встречи по командам.

Если вы собираете команду каждый год или несколько раз в год, важна лёгкость повторения. У Испании есть преимущество: здесь несколько городов находятся на расстоянии короткого перелёта друг от друга, что позволяет менять обстановку, не меняя логистику.

• Мадрид: Hilton Madrid Airport примерно в 5 минутах от Barajas и IFEMA, с около 1 700 м² площадей для встреч. Для более спокойной ретрит-встречи подойдёт Parador de Chinchón, занимающий монастырь XV века.
• Барселона: в Hilton Diagonal Mar 433 номера, 22 зала для встреч и большой бальный зал площадью 1 001 м², всё на одной площадке.

Solara DMC может предложить чередовать направления от года к году, сохраняя ту же методику и тех же контактных лиц. Спросите нас о доступности на ваше следующее мероприятие.