Equipo full remote: ¿con qué frecuencia reunirse en persona?

La pregunta surge en casi todas las conversaciones con equipos distribuidos: ¿con qué frecuencia debemos reunirnos en persona? Las prácticas públicas de las empresas 100 % a distancia muestran que no hay una única respuesta, pero sí referencias útiles.

Lo que cambia la respuesta: el número de personas, el número de husos horarios, la parte del trabajo que requiere cocreación y el tiempo que cada persona puede dedicar razonablemente a viajar.

• Un gran encuentro anual: Automattic y GitLab. La Grand Meetup de Automattic dura una semana al año, con toda la empresa, y se celebraba antes de la pandemia. GitLab organiza un encuentro anual (la Summit, después Contribute), que no es obligatorio, y señala que el evento casi duplicaba su tamaño cada año hasta 2019. Planificar con un año de antelación es lo habitual: en Automattic, la preparación empieza unos doce meses antes y pasa a dedicación completa seis meses antes del evento.
• Dos retiros al año: Zapier. Zapier explica que celebra un retiro en invierno y otro en verano, cada uno de cuatro días completos, con un día libre opcional y dos días de viaje. Ha organizado diez, para equipos de entre 7 y 185 personas.
• Anual más por equipo: Doist. El handbook de Doist describe un retiro anual para todo el equipo desde 2015 (Menorca, después Reikiavik, Atenas, Santiago de Chile, las Azores y Pertisau en 2022), complementado con mini retiros en los que equipos concretos pasan una semana de trabajo concentrado juntos. En ocasiones, varios equipos coinciden al mismo tiempo en distintos lugares del mundo.
• Un año de separación: Buffer. Su retiro de Madrid de febrero de 2017 fue el octavo de la empresa, y el equipo escribió que habían pasado doce meses desde el anterior, en Hawái.

Tenga en cuenta además que todo se detuvo durante la pandemia: Doist no celebró retiro en 2020 ni en 2021, y Automattic pausó su evento antes de retomar encuentros más pequeños. Un recordatorio útil: el ritmo debe seguir siendo ajustable.

Los dos formatos no responden a las mismas necesidades.

• Toda la empresa: alineación estratégica, cultura, encuentros entre áreas, acogida de las nuevas incorporaciones. GitLab anima incluso a las nuevas contrataciones a empezar el primer día durante el evento, y entre 60 y 70 de ellas viajaron a Nueva Orleans en 2019 justo después de firmar.
• Por equipo: trabajo de fondo (producto, diseño, soporte), talleres de cocreación, arranque de un proyecto. Estas reuniones son más cortas, más concretas y más fáciles de encajar en las agendas.

Un equipo de 30 personas no tiene las mismas limitaciones que una organización de 600. A medida que crece la plantilla, un gran evento resulta más pesado de organizar y los formatos por equipo resultan más atractivos.

Unas pocas preguntas sencillas ayudan a decidir.

• ¿Qué decisiones requieren que todos estén en la misma sala? Si se está preparando una estrategia o una reorganización, está justificado un encuentro más próximo.
• ¿Cuántas personas son nuevas? Un equipo que contrata mucho se beneficia de reunirse con más frecuencia, porque la confianza se construye en persona.
• ¿Cuál es el coste humano del viaje? Cuatro días de trabajo más dos de desplazamiento equivalen a una semana completa. Zapier diseñó un formato que tiene en cuenta a las familias, con un día libre opcional.
• ¿Qué se puede hacer de verdad a distancia? Zapier se impuso la regla de reservar la semana para lo que no se puede hacer juntos en línea.

Un punto de partida razonable: una cita anual para todos y, si surge la necesidad, reuniones más breves por equipo.

Si reúne a su equipo cada año, o varias veces al año, la facilidad para repetir el formato importa. España tiene la ventaja de ofrecer varias ciudades con vuelos cortos entre sí, lo que permite cambiar de escenario sin cambiar la logística.

• Madrid: el Hilton Madrid Airport está a unos 5 minutos de Barajas e IFEMA, con unos 1.700 m² de espacios para reuniones. Para un retiro más tranquilo, el Parador de Chinchón ocupa un monasterio del siglo XV.
• Barcelona: el Hilton Diagonal Mar cuenta con 433 habitaciones, 22 salas de reuniones y un gran salón de baile de 1.001 m², todo en un mismo recinto.

Solara DMC puede proponerle alternar destinos de un año a otro, manteniendo el mismo método y los mismos interlocutores. Consúltenos la disponibilidad para su próximo evento.