Full remote-team: hoe vaak moet u elkaar in levenden lijve ontmoeten?

De vraag komt bijna elk gesprek met verspreide teams ter sprake: hoe vaak moeten we elkaar in persoon zien? De openbare praktijken van volledig remote bedrijven tonen dat er geen enkel antwoord is, maar wel nuttige referentiepunten.

Wat het antwoord bepaalt: het aantal personen, het aantal tijdzones, het aandeel van het werk dat gezamenlijke creatie vereist, en de tijd die iedereen redelijkerwijs aan reizen kan besteden.

• Eén groot jaarlijks evenement: Automattic en GitLab. De Grand Meetup van Automattic is één week per jaar, met het hele bedrijf, vóór de pandemie. GitLab organiseert een jaarlijkse bijeenkomst (de Summit, later Contribute), die niet verplicht is, en het bedrijf stelt dat het evenement tot 2019 elk jaar bijna in omvang verdubbelde. Een jaar vooruit plannen is de norm: bij Automattic begint de voorbereiding ongeveer een jaar van tevoren en wordt die zes maanden voor het evenement voltijds.
• Twee retraites per jaar: Zapier. Zapier legt uit dat het één retraite in de winter en één in de zomer houdt, elk van vier volle dagen, met een optionele vrije dag en twee reisdagen. Het heeft er tien georganiseerd, voor teams van 7 tot 185 personen.
• Jaarlijks plus per team: Doist. Het handboek van Doist beschrijft sinds 2015 een jaarlijkse retraite voor het hele team (Menorca, daarna Reykjavik, Athene, Santiago de Chile, de Azoren en in 2022 Pertisau), aangevuld met mini-retraites waarbij afzonderlijke teams een week gefocust samen werken. Soms komen meerdere teams tegelijk bijeen, wereldwijd verspreid.
• Ongeveer een jaar tussenruimte: Buffer. De retraite van Madrid in februari 2017 was de 8e van het bedrijf, en het team schreef dat er twaalf maanden waren verstreken sinds de vorige, op Hawaï.

Let ook op: alles viel stil tijdens de pandemie. Doist hield in 2020 en 2021 geen retraite, en Automattic pauzeerde zijn evenement voordat het kleinere ontmoetingen weer opstartte. Een nuttige herinnering: een ritme moet aanpasbaar blijven.

De twee formats beantwoorden niet aan dezelfde behoeften.

• Het hele bedrijf: strategische afstemming, cultuur, ontmoetingen tussen teams, het verwelkomen van nieuwkomers. GitLab moedigt nieuwe medewerkers zelfs aan om op hun eerste dag al tijdens het evenement te beginnen, en in 2019 reisden 60 tot 70 van hen naar New Orleans, direct na de ondertekening van hun contract.
• Team per team: diepgaand werk (product, design, support), co-creatieworkshops, de start van een project. Deze bijeenkomsten zijn korter, gerichter en makkelijker in de agenda's in te passen.

Een team van 30 personen heeft niet dezelfde beperkingen als een organisatie van 600. Naarmate het aantal medewerkers groeit, wordt één groot evenement zwaarder te organiseren en worden formats per team aantrekkelijker.

Een paar eenvoudige vragen helpen beslissen.

• Welke beslissingen vereisen dat iedereen in dezelfde ruimte zit? Als er een strategie of reorganisatie in de maak is, is een hechter contact gerechtvaardigd.
• Hoeveel mensen zijn nieuw? Een team dat veel aanneemt, heeft er baat bij elkaar vaker te zien, want vertrouwen wordt in persoon opgebouwd.
• Wat is de menselijke kost van reizen? Vier werkdagen plus twee reisdagen is een volledige week. Zapier heeft een format ontworpen dat rekening houdt met gezinnen, met een optionele vrije dag.
• Wat kunt u echt op afstand doen? Zapier heeft zichzelf de regel opgelegd de week te reserveren voor wat niet samen online kan.

Een redelijk startpunt: één jaarlijkse bijeenkomst voor iedereen en, indien nodig, kortere bijeenkomsten per team.

Als u uw team elk jaar of meerdere keren per jaar samenbrengt, is het belangrijk dat het makkelijk te herhalen is. Spanje heeft het voordeel dat er meerdere steden op korte vliegafstand van elkaar liggen, zodat u de omgeving kunt wisselen zonder de logistiek te veranderen.

• Madrid: het Hilton Madrid Airport ligt ongeveer 5 minuten van Barajas en IFEMA en heeft ongeveer 1.700 m² vergaderruimte. Voor een rustigere retraite is de Parador de Chinchón gevestigd in een klooster uit de 15e eeuw.
• Barcelona: het Hilton Diagonal Mar telt 433 kamers, 22 vergaderzalen en een grote balzaal van 1.001 m², allemaal op één locatie.

Solara DMC kan u van jaar tot jaar een wisseling van bestemmingen voorstellen, met behoud van dezelfde methode en dezelfde contactpersonen. Vraag ons naar de beschikbaarheid voor uw volgende evenement.