Team full remote: con quale frequenza incontrarsi di persona?

La domanda ritorna in quasi tutti gli scambi con i team distribuiti: con quale frequenza dovremmo incontrarci di persona? Le pratiche pubbliche delle aziende full remote mostrano che non esiste una risposta unica, ma esistono dei riferimenti utili.

Ciò che cambia la risposta: il numero di persone, il numero di fusi orari, la quota di lavoro che richiede co-creazione e il tempo che ciascuno può ragionevolmente dedicare ai viaggi.

• Un grande appuntamento annuale: Automattic e GitLab. La Grand Meetup di Automattic dura una settimana all'anno, con tutta l'azienda, prima della pandemia. GitLab organizza un raduno annuale (il Summit, poi Contribute), non obbligatorio, e afferma che l'evento è quasi raddoppiato di dimensioni ogni anno fino al 2019. Pianificare con un anno di anticipo è la norma: da Automattic la preparazione inizia circa un anno prima e diventa a tempo pieno sei mesi prima dell'evento.
• Due retreat l'anno: Zapier. Zapier spiega di tenerne una in inverno e una in estate, ciascuna di quattro giorni pieni, con una giornata libera facoltativa e due giorni di viaggio. Ne ha organizzate dieci, per team da 7 a 185 persone.
• Annuale più per team: Doist. Il handbook di Doist descrive una retreat annuale per tutto il team dal 2015 (Minorca, poi Reykjavik, Atene, Santiago del Cile, le Azzorre e Pertisau nel 2022), completata da mini-retreat in cui i singoli team trascorrono una settimana di lavoro concentrato insieme. A volte più team si incontrano nello stesso momento in diverse parti del mondo.
• Circa un anno di distanza: Buffer. La sua retreat di Madrid nel febbraio 2017 era l'ottava dell'azienda, e il team scriveva che erano trascorsi dodici mesi dalla precedente, alle Hawaii.

Notate anche che tutto si è fermato durante la pandemia: Doist non ha tenuto retreat nel 2020 e nel 2021, e Automattic ha sospeso il proprio evento prima di riprendere con incontri più piccoli. Un promemoria utile: un ritmo deve restare adattabile.

I due formati non rispondono alle stesse esigenze.

• Tutta l'azienda: allineamento strategico, cultura, incontri trasversali, accoglienza dei nuovi arrivati. GitLab incoraggia persino le nuove assunzioni a iniziare il primo giorno durante l'evento, e nel 2019 da 60 a 70 di loro hanno viaggiato fino a New Orleans subito dopo la firma del contratto.
• Team per team: lavoro di fondo (prodotto, design, supporto), workshop di co-creazione, avvio di un progetto. Questi incontri sono più brevi, più mirati e più facili da inserire nelle agende.

Un team di 30 persone non ha gli stessi vincoli di un'organizzazione di 600. Man mano che cresce l'organico, un unico grande evento diventa più pesante da organizzare e i formati per team diventano più attraenti.

Alcune domande semplici aiutano a decidere.

• Quali decisioni richiedono che tutti siano nella stessa stanza? Se si sta preparando una strategia o una riorganizzazione, un incontro più ravvicinato è giustificato.
• Quante persone sono nuove? Un team che assume molto trae vantaggio dall'incontrarsi più spesso, perché la fiducia si costruisce di persona.
• Qual è il costo umano del viaggio? Quattro giorni di lavoro più due di trasferimento equivalgono a una settimana intera. Zapier ha ideato un formato che tiene conto delle famiglie, con una giornata libera facoltativa.
• Cosa potete fare davvero a distanza? Zapier si è imposta la regola di riservare la settimana a ciò che non si può fare insieme online.

Un punto di partenza ragionevole: un appuntamento annuale per tutti, poi, se emerge il bisogno, incontri più brevi per team.

Se riunite il vostro team ogni anno, o più volte l'anno, conta la facilità di ripetizione. La Spagna offre il vantaggio di avere diverse città a breve distanza aerea l'una dall'altra, il che permette di cambiare scenario senza cambiare logistica.

• Madrid: l'Hilton Madrid Airport è a circa 5 minuti da Barajas e da IFEMA, con circa 1.700 m² di spazi riunioni. Per una retreat più tranquilla, il Parador de Chinchón occupa un monastero del XV secolo.
• Barcellona: l'Hilton Diagonal Mar dispone di 433 camere, 22 sale riunioni e un grande salone da ballo di 1.001 m², tutto in un unico sito.

Solara DMC può proporvi di alternare le destinazioni da un anno all'altro, mantenendo lo stesso metodo e gli stessi interlocutori. Chiedeteci la disponibilità per il vostro prossimo evento.