أوفسايت لفريق موزّع على عدة مناطق زمنية: دليل عملي

بالنسبة إلى فريق يعمل عن بُعد بالكامل، يكون الأوفسايت في كثير من الأحيان الفرصة الوحيدة ليرى أعضاؤه بعضهم بعضًا. عندما يأتي المشاركون من الأمريكتين وأوروبا وآسيا، فالمسألة الحقيقية ليست البرنامج بل اللوجستيات: من يصل ومتى، وبعد كم ساعة من الطيران، وبأي مستوى من الطاقة.

تلخّص GitLab الأمر بقولها إن الأصعب هو إبقاء الجميع معًا. ومن معايير الشركة لفعالياتها: تكلفة النقل لفريق موزّع عالميًا، وسهولة الحصول على التأشيرات، وفندق قادر على توفير الغرف وقاعات الاجتماعات والمطاعم معًا.

يستند اختيار المدينة إلى عدد قليل من المعايير البسيطة.

• المراكز الكبرى. مطار Madrid-Barajas ومطار Barcelona-El Prat مطاران دوليان كبيران، ما يقلّل عمليات الربط لفريق متفرّق.
• الوقت بين المطار والفندق. يبعد Hilton Madrid Airport نحو 5 دقائق عن Barajas وIFEMA. وبعد رحلة طويلة، لهذا الأمر وزنه.
• موقع واحد. يضم Hilton Madrid Airport نحو 1,700 م² من مساحات الاجتماعات، منها قاعة Isabela بمساحة 450 م² (400 شخص بترتيب المسرح). وفي برشلونة، يضم Hilton Diagonal Mar 433 غرفة و22 قاعة اجتماعات وقاعة احتفالات بمساحة 1,001 م².
• منطقة زمنية وسطى. تتقدم إسبانيا عادةً بنحو ست ساعات على الساحل الشرقي للولايات المتحدة، ما يقرّب ضفتي الأطلسي عند عقد جلسات مباشرة مع مشاركين عن بُعد.

عقدت Buffer ريتريتها في فبراير 2017 في مدريد لفريقها المكوّن من 75 شخصًا. وكان نهجها: خبراء محليون للبحث الأولي، ثم تصويت لكامل الفريق على الوجهة، وإيفاد أحد أعضاء الفريق مسبقًا للتحقق من المكان.

فيما يلي بعض القواعد المستخلصة من تجربتنا العملية ومن الممارسات المعلنة لدى فرق موزّعة.

• خطّطوا ليوم سفر قبل الفعالية وبعدها. تبني Zapier أسبوعها على أربعة أيام عمل كاملة يحيط بها يوما سفر.
• أحضروا بعض الأشخاص مبكرًا. تُحضر Zapier فريقها المؤسس والمسافرين الدوليين قبل يوم، ما يتيح كذلك وقتًا لتجهيز المكان ويحدّ من أثر ذلك على تغطية الدعم.
• اتركوا مرونة في الرحلات. تترك Buffer لموظفيها تنظيم نقلهم بأنفسهم، فيصل بعضهم قبل أسابيع، أو يمدّدون إقامتهم بعد الريتريت.
• جمّعوا النقل حسب موجات الوصول. نرتّب استقبالًا في المطار وحافلات نقل حسب موجات الوصول، مع نقطة اتصال واحدة.
• خطّطوا لغرفة استقبال. مساحة لترك الحقائب قبل موعد تسليم الغرف تتجنّب الانتظار.

يُعالَج فارق التوقيت بالإيقاع لا بالإرادة.

• يوم أول خفيف. بداية متأخرة، استقبال غير رسمي، وعشاء مشترك بدل جلسة عامة تمتد ثماني ساعات.
• جلسات مكثفة في منتصف الإقامة. تنجح ورش القرار والهاكاثون و«unconference» (كما في Zapier) بشكل أفضل حين يكون الجميع قد استعاد إيقاعه.
• استراحات ووقت حر. تخصّص Zapier يومًا حرًا اختياريًا، وهو مفيد للعائلات وللاستشفاء.
• عشاء بالتوقيت الإسباني، لكن دون إلزام. العشاء المتأخر هو العرف المحلي؛ أما لفريق متعب فنقترح مساءً أول أبكر، ثم نُرجع الموعد تدريجيًا إلى وقت أكثر تأخرًا.

تخلق الأنشطة المحلية (رحلة يوم إلى طليطلة انطلاقًا من مدريد، وورشة طبخ، وتاباس، وإبحار في برشلونة) روابط دون أن تتطلب تركيزًا.

ننطلق من خريطة فرقكم: من أين يأتي المشاركون، ومتى يهبطون، وأي الملفات يجب أن تصل مبكرًا. ومن هنا نقترح المدينة والفندق والغرف وجدول الوصول.

ننسّق الاستقبال والنقل والإطعام والأنشطة، ونبقى على تواصل طوال الإقامة. إذا كنتم متردّدين بين مدريد وبرشلونة، أو ترغبون في الجمع بينهما، فأرسلوا لنا تواريخكم وسنعود إليكم بالتوافر.