跨時區團隊的 offsite：實用指南

對於完全遠端的團隊，offsite 往往是大家唯一能見面的機會。當參與者來自美洲、歐洲和亞洲時，真正的問題不是議程，而是後勤：誰在什麼時候抵達、飛行了多少小時、又還剩多少精力。

GitLab 總結得很到位：最難的是讓所有人聚在一起。在其活動的選址標準中，該公司列出了全球分布團隊的交通成本、簽證辦理是否容易，以及同一家酒店能否同時提供客房、會議空間和餐飲。

選擇城市主要基於幾項簡單標準。

• 樞紐機場。 Madrid-Barajas 和 Barcelona-El Prat 都是大型國際機場，能減少分散團隊的轉機次數。
• 機場到酒店的時間。 Hilton Madrid Airport 距離 Barajas 和 IFEMA 約 5 分鐘。長途飛行後，這一點非常重要。
• 單一場地。 Hilton Madrid Airport 擁有約 1,700 m² 的會議空間，包括 450 m² 的 Isabela 廳（劇院式可容納 400 人）。在巴塞隆納，Hilton Diagonal Mar 擁有 433 間客房、22 間會議室和 1,001 m² 的宴會廳。
• 居中的時區。 西班牙通常比美國東岸快約六小時，這讓大西洋兩岸在有遠端參加者的現場會議中更容易協調。

Buffer 於 2017 年 2 月在馬德里為其 75 人團隊舉辦了退修會。其做法是：先由當地專家做初步研究，再由全公司投票決定目的地，並派一名成員提前前往確認場地。

以下是我們的營運經驗，以及分布式團隊公開做法中的幾條規則。

• 前後各預留一個旅行日。 Zapier 的一週安排是四個完整工作日，前後各加一個旅行日。
• 讓部分人員提早進場。 Zapier 會讓創始團隊和國際旅客提前一天到達，這也能預留時間準備場地，並降低對客戶支援覆蓋的影響。
• 機票保留彈性。 Buffer 讓員工自行安排交通，有些人會提前數週抵達，或在退修會後延長停留。
• 按抵達批次安排接送。 我們會按抵達批次安排機場接待與接駁車，並設立單一聯絡窗口。
• 準備一間暫存室。 在客房尚未就緒前，提供可寄放行李的空間，可以避免等待。

時差需要靠節奏來調整，而不是靠意志力。

• 輕鬆的第一天。 較晚開始、非正式的歡迎儀式，共進晚餐，而非八小時的全體大會。
• 中段安排高強度議程。 決策工作坊、黑客松或「unconference」（如 Zapier 的做法）在大家適應節奏之後效果最好。
• 休息與自由時間。 Zapier 安排了一個可選的自由日，這也有助於家庭成員和身體恢復。
• 西班牙式晚餐時間，但不強制。 晚餐時間較晚是當地的習慣；對於疲憊的團隊，我們建議第一晚提早用餐，之後再逐步延後。

當地活動（例如從馬德里出發的托萊多一日遊、烹飪課、西班牙小吃 tapas、巴塞隆納的帆船活動）也能在不需集中精神的情況下促進連結。

我們從您團隊的分布圖開始：參與者來自哪裡、何時降落、哪些人需要提早到達。在此基礎上，我們會提出城市、酒店、客房以及抵達時間表的建議。

我們協調迎賓、接送、餐飲和活動，並在整個行程期間保持聯絡暢通。如果您在馬德里和巴塞隆納之間猶豫，或希望兩地都安排，請告訴我們您的日期，我們會回覆可用的檔期。