Offsite für ein Team in mehreren Zeitzonen: ein praxisnaher Leitfaden

Für ein zu 100 % remote arbeitendes Team ist das Offsite oft die einzige Gelegenheit, sich zu sehen. Wenn die Teilnehmenden aus Amerika, Europa und Asien kommen, geht es nicht in erster Linie um das Programm, sondern um die Logistik: Wer kommt wann an, nach wie vielen Flugstunden, mit wie viel Energie.

GitLab bringt es auf den Punkt: Das Schwierigste ist, alle zusammenzuhalten. Für seine Veranstaltungen nennt das Unternehmen unter seinen Kriterien die Transportkosten für ein weltweit verteiltes Team, die Leichtigkeit, Visa zu erhalten, und ein Hotel, das Zimmer, Tagungsräume und Verpflegung aus einer Hand bieten kann.

Die Wahl der Stadt beruht auf einigen einfachen Kriterien.

• Drehkreuze. Madrid-Barajas und Barcelona-El Prat sind große internationale Flughäfen, was Umstiege für ein verstreut lebendes Team verringert.
• Wegzeit zwischen Flughafen und Hotel. Das Hilton Madrid Airport liegt etwa 5 Minuten von Barajas und IFEMA entfernt. Nach einem Langstreckenflug zählt das.
• Ein einziger Standort. Das Hilton Madrid Airport verfügt über rund 1.700 m² Tagungsfläche, darunter den 450 m² großen Saal Isabela (400 Personen in Theaterbestuhlung). In Barcelona bietet das Hilton Diagonal Mar 433 Zimmer, 22 Tagungsräume und einen 1.001 m² großen Ballsaal.
• Eine zentrale Zeitzone. Spanien liegt im Allgemeinen etwa sechs Stunden vor der US-Ostküste, was beide Seiten des Atlantiks für Live-Sitzungen mit Remote-Teilnehmenden näher zusammenbringt.

Buffer hielt seine Klausurtagung im Februar 2017 in Madrid für sein Team von 75 Personen ab. Der Ansatz: zuerst die Recherche mit lokalen Fachleuten, dann eine unternehmensweite Abstimmung über das Reiseziel und ein Teammitglied, das den Veranstaltungsort vorab prüft.

Einige Regeln aus unserer Praxis und aus den öffentlich dokumentierten Vorgehensweisen verteilter Teams.

• Einen Reisetag vor und nach dem Programm einplanen. Zapier gliedert seine Woche in vier volle Tage, eingerahmt von zwei Reisetagen.
• Einige Profile früher anreisen lassen. Zapier lässt das Gründungsteam und internationale Reisende einen Tag früher kommen. Das schafft auch Zeit, den Veranstaltungsort vorzubereiten, und begrenzt die Auswirkungen auf die Support-Abdeckung.
• Spielraum bei den Flügen lassen. Buffer überlässt seinen Mitarbeitenden die Organisation der eigenen Anreise, und manche reisen Wochen vorher an oder bleiben nach der Klausurtagung noch.
• Transfers nach Ankunftswellen bündeln. Wir organisieren einen Empfang am Flughafen und Shuttles in Wellen nach Ankunftszeiten, mit einer einzigen Ansprechperson.
• Einen Wartebereich einplanen. Ein Raum zum Abstellen des Gepäcks, bevor die Zimmer bezugsbereit sind, vermeidet Wartezeiten.

Mit dem Jetlag geht man über den Rhythmus um, nicht über Willensstärke.

• Ein leichter erster Tag. Späterer Beginn, ein zwangloser Empfang, ein gemeinsames Abendessen statt einer achtstündigen Vollversammlung.
• Anspruchsvolle Sitzungen in der Mitte des Aufenthalts. Entscheidungsworkshops, Hackathons oder „Unconferences“ (wie bei Zapier) funktionieren am besten, wenn alle ihren Rhythmus wiedergefunden haben.
• Pausen und freie Zeit. Zapier sieht einen optionalen freien Tag vor, der auch Familien und der Erholung dient.
• Ein Abendessen zur spanischen Essenszeit, aber nicht erzwungen. Spät zu essen ist die örtliche Norm. Für ein müdes Team schlagen wir einen früheren ersten Abend vor und rücken die Uhrzeit dann schrittweise nach hinten.

Lokale Aktivitäten (ein Tagesausflug von Madrid nach Toledo, ein Kochkurs, Tapas, Segeln in Barcelona) schaffen ebenfalls Verbundenheit, ohne Konzentration zu verlangen.

Wir gehen von der Landkarte Ihrer Teams aus: woher die Teilnehmenden kommen, wann sie landen, welche Profile früher anreisen sollten. Darauf aufbauend schlagen wir Stadt, Hotel, Räume und einen Ankunftsplan vor.

Wir koordinieren Empfang, Transfers, Verpflegung und Aktivitäten und bleiben während des gesamten Aufenthalts erreichbar. Wenn Sie zwischen Madrid und Barcelona schwanken oder beides kombinieren möchten, schicken Sie uns Ihre Termine. Wir melden uns mit den Verfügbarkeiten zurück.