Оффсайт для команды в нескольких часовых поясах: практическое руководство

Для полностью удалённой команды оффсайт часто оказывается единственной возможностью увидеться. Когда участники приезжают из Америки, Европы и Азии, главный вопрос — не программа, а логистика: кто и когда прилетает, после скольких часов в самолёте и с каким запасом сил.

GitLab формулирует это коротко: самое сложное — держать всех вместе. Для своих мероприятий компания учитывает стоимость перелётов для распределённой по миру команды, простоту получения виз и наличие отеля, который может одновременно предоставить номера, конференц-залы и питание.

Выбор города основан на нескольких простых критериях.

• Хабы. Madrid-Barajas и Barcelona-El Prat — крупные международные аэропорты, что сокращает пересадки для разбросанной команды.
• Время от аэропорта до отеля. Hilton Madrid Airport находится примерно в 5 минутах от Barajas и IFEMA. После долгого перелёта это имеет значение.
• Одна площадка. В Hilton Madrid Airport около 1 700 м² площадей для встреч, включая зал Isabela площадью 450 м² (400 человек в театральной рассадке). В Барселоне Hilton Diagonal Mar насчитывает 433 номера, 22 конференц-зала и бальный зал площадью 1 001 м².
• Центральный часовой пояс. Испания обычно на шесть часов впереди восточного побережья США, что сближает обе стороны Атлантики для живых сессий с удалёнными участниками.

Компания Buffer провела свой ретрит в феврале 2017 года в Мадриде для команды из 75 человек. Её подход: сначала первичное исследование с местными экспертами, затем голосование всей компании за направление и сотрудник, отправленный заранее проверить площадку.

Несколько правил из нашей практики и открытых практик распределённых команд.

• Закладывайте день в пути до и после. Zapier строит свою неделю как четыре полных дня, обрамлённых двумя днями в пути.
• Отправляйте часть участников раньше. Zapier отправляет основателей команды и участников из-за рубежа на день раньше — это также даёт время подготовить площадку и снижает нагрузку на дежурство службы поддержки.
• Оставляйте свободу в выборе рейсов. Buffer позволяет сотрудникам самим организовывать транспорт, и некоторые приезжают за несколько недель или остаются после ретрита.
• Группируйте трансферы по волнам прибытия. Мы организуем встречу в аэропорту и шаттлы по волнам прилёта с единым контактным лицом.
• Предусмотрите комнату для багажа. Место, где можно оставить багаж до времени заселения, избавляет от ожидания.

С джетлагом справляются с помощью ритма, а не силы воли.

• Лёгкий первый день. Поздний старт, неформальная встреча, совместный ужин вместо восьмичасового пленарного заседания.
• Насыщенные сессии в середине программы. Воркшопы по принятию решений, хакатоны или «анконференции» (как у Zapier) лучше всего работают, когда все уже вошли в ритм.
• Перерывы и свободное время. Zapier предусматривает необязательный свободный день, который также полезен семьям и для восстановления.
• Ужин по-испански, но не по принуждению. Поздние ужины — местная норма; для уставшей команды мы предлагаем более раннюю первую встречу, а затем постепенно сдвигаем время на позднее.

Местные активности (однодневная поездка в Толедо из Мадрида, мастер-класс по кухне, тапас, парусный спорт в Барселоне) также создают связь, не требуя концентрации.

Мы начинаем с карты Ваших команд: откуда приезжают участники, в какое время они прилетают и какие профили должны прибыть раньше. На этой основе мы предлагаем город, отель, залы и график прибытия.

Мы координируем приём, трансферы, питание и активности и остаёмся на связи на протяжении всего пребывания. Если Вы колеблетесь между Мадридом и Барселоной или хотите совместить оба города, напишите нам даты — мы вернёмся с информацией о доступности.