Offsite per un team su più fusi orari: una guida pratica

Per un team interamente a distanza, l'offsite è spesso l'unica occasione per vedersi. Quando i partecipanti arrivano da America, Europa e Asia, il vero nodo non è il programma ma la logistica: chi arriva quando, dopo quante ore di volo, con quale energia.

GitLab lo riassume bene: la parte più difficile è tenere insieme tutti. Per i suoi eventi, l'azienda elenca tra i criteri il costo del trasporto per un team distribuito nel mondo, la facilità nell'ottenere i visti e un hotel in grado di offrire insieme camere, sale riunioni e ristorazione.

La scelta della città si basa su alcuni criteri semplici.

• Gli hub. Madrid-Barajas e Barcellona-El Prat sono grandi aeroporti internazionali, che riducono gli scali per un team disperso.
• Il tempo tra aeroporto e hotel. L'Hilton Madrid Airport dista circa 5 minuti da Barajas e da IFEMA. Dopo un volo intercontinentale, questo conta.
• Un unico sito. L'Hilton Madrid Airport dispone di circa 1.700 m² di spazi riunione, tra cui la sala Isabela da 450 m² (400 persone in platea). A Barcellona, l'Hilton Diagonal Mar conta 433 camere, 22 sale riunioni e una sala da ballo di 1.001 m².
• Un fuso orario centrale. La Spagna è generalmente circa sei ore avanti rispetto alla costa orientale degli Stati Uniti, il che avvicina le due sponde dell'Atlantico per le sessioni in diretta con partecipanti a distanza.

Buffer ha tenuto il suo ritiro di febbraio 2017 a Madrid per un team di 75 persone. Il suo metodo: esperti locali per la prima ricerca, poi un voto di tutta l'azienda sulla destinazione, e un membro del team inviato in anticipo a verificare la sede.

Alcune regole nate dalla nostra esperienza operativa e dalle prassi pubbliche di team distribuiti.

• Prevedete un giorno di viaggio prima e dopo. Zapier organizza la settimana in quattro giornate piene, incorniciate da due giorni di viaggio.
• Fate arrivare prima alcuni profili. Zapier fa arrivare con un giorno di anticipo il team fondatore e i viaggiatori internazionali, il che lascia anche il tempo di preparare la sede e limita l'impatto sulla copertura del supporto.
• Lasciate margine sui voli. Buffer lascia ai collaboratori l'organizzazione autonoma del viaggio, e alcuni arrivano con settimane di anticipo o si fermano dopo il ritiro.
• Raggruppate i trasferimenti per ondate di arrivo. Organizziamo un'accoglienza in aeroporto e navette per ondate di arrivi, con un unico punto di contatto.
• Prevedete una sala di attesa. Uno spazio dove lasciare i bagagli prima che le camere siano pronte evita le attese.

Il jet lag si gestisce con il ritmo, non con la forza di volontà.

• Una prima giornata leggera. Partenza tardiva, accoglienza informale, una cena in comune piuttosto che una plenaria di otto ore.
• Sessioni impegnative a metà soggiorno. Workshop decisionali, hackathon o «unconference» (come in Zapier) funzionano meglio quando tutti hanno ritrovato il proprio ritmo.
• Pause e tempo libero. Zapier prevede una giornata libera facoltativa, utile anche alle famiglie e al recupero.
• Una cena all'ora spagnola, ma non obbligatoria. Cenare tardi è la norma locale; per un team stanco, proponiamo una prima serata più anticipata, poi spostiamo gradualmente l'orario più tardi.

Le attività locali (una gita a Toledo partendo da Madrid, un corso di cucina, tapas, la vela a Barcellona) creano anch'esse legame senza richiedere concentrazione.

Partiamo dalla mappa dei vostri team: da dove vengono i partecipanti, a che ora atterrano, quali profili devono arrivare prima. Da lì proponiamo la città, l'hotel, le sale e un calendario di arrivi.

Coordiniamo accoglienza, trasferimenti, ristorazione e attività, e restiamo raggiungibili per tutta la durata del soggiorno. Se siete indecisi tra Madrid e Barcellona, o desiderate combinare le due città, scriveteci le vostre date e vi risponderemo con le disponibilità.