Portare in Spagna un team dalle Americhe, dall'Asia o dal Golfo

Un'azienda full remote ha spesso collaboratori negli Stati Uniti e in Canada, in Brasile e in Argentina, in Giappone, in Thailandia o in Vietnam, e negli Emirati. Prima di scegliere una città, elencate chi parte da dove, con il passaporto di ciascuno e i suoi vincoli di viaggio.

Non si tratta solo di una formalità. GitLab, che riunisce le sue persone da tutto il mondo, afferma nel suo racconto pubblico che la facilità nell'ottenere i visti e il costo del trasporto rientrano tra i criteri per scegliere la città ospitante del suo grande evento. Un team più piccolo può applicare la stessa logica: il posto migliore è quello che il maggior numero di persone raggiunge senza complicazioni.

Questa mappa vi fornisce anche gli elementi per decidere la durata del soggiorno, il numero di città e il giorno di arrivo di ciascuno.

La Spagna dispone di diversi aeroporti internazionali gestiti da Aena; per un gruppo a lungo raggio, Madrid-Barajas (MAD) e Barcellona-El Prat (BCN) sono i due punti d'ingresso più naturali.

• Madrid è centrale: si può tenere un seminario nella capitale o nei dintorni (Chinchón, Toledo), per poi proseguire verso Siviglia.
• Barcellona si apre sulla Catalogna, su Montserrat e sul Penedès, e si combina con Maiorca o Valencia per un programma più costiero.

I nostri programmi a lungo raggio sono costruiti attorno a queste due porte: un seminario di quattro giorni a Madrid, un incentive di quattro giorni a Barcellona, una convention di cinque giorni tra Madrid e Siviglia, un incentive di cinque giorni tra Barcellona e Maiorca, un incentive di sei giorni tra Madrid, Siviglia e Marbella, e un seminario di sei giorni tra Barcellona e Valencia.

Scegliete l'hub d'arrivo in base al luogo da cui parte la maggioranza dei partecipanti: poi organizziamo i trasferimenti, anche per chi arriva da un'altra porta d'accesso.

La Spagna continentale è sull'ora dell'Europa centrale: UTC+1 in inverno e UTC+2 in estate. Le Americhe sono indietro rispetto alla Spagna; l'Asia e il Golfo sono avanti. Le differenze variano nel corso dell'anno, perché i paesi non cambiano l'ora nelle stesse date: calcolatele per le vostre date esatte invece di affidarvi a un'unica cifra.

Tre abitudini semplificano la vita ai gruppi lontani.

• Arrivare il giorno prima. Zapier fa arrivare un giorno in anticipo il team organizzativo e i viaggiatori internazionali. Basecamp, invece, fa arrivare la maggior parte dei partecipanti la domenica per iniziare il lunedì. Fate lo stesso: un giorno di margine evita di aprire l'incontro con persone esauste.
• Arrivi a ondate. Raggruppate i voli per hub e fascia oraria, poi prevedete trasferimenti condivisi. Un'accoglienza semplice, con una persona riconoscibile per ogni ondata, conta più di qualsiasi regalo.
• Una prima giornata leggera. Riservate le plenarie più impegnative al secondo giorno. Il primo può unire una visita, un pranzo lungo e una cena anticipata.

Per i workshop che coinvolgono colleghi rimasti a casa, ricordate che una parte del team sarà sfasata rispetto all'ora locale.

Per un viaggio a lungo raggio, un soggiorno troppo breve vanifica lo sforzo. Ecco i nostri riferimenti, da adattare al vostro calendario.

• 4 giorni: una sola città. Ideale per un seminario a Madrid o un incentive a Barcellona, con arrivo il giorno prima e due giornate di lavoro o attività.
• 5 giorni: due città, oppure una città più un'escursione. Madrid e Siviglia per una convention, o Barcellona e Maiorca per un incentive.
• 6 giorni: un percorso completo. Madrid, Siviglia e Marbella, oppure Barcellona e Valencia, con il tempo per lavorare senza fretta.

Le aziende che citiamo in questa serie si riuniscono per circa una settimana: Basecamp dalla domenica al venerdì, GitLab per una settimana, Zapier per quattro giornate piene più due di viaggio. Conta più il numero di giornate utili che il totale: il viaggio va calcolato a parte.

La Spagna fa parte dello spazio Schengen. La regola generale dell'UE per i soggiorni brevi prevede un massimo di 90 giorni in un qualsiasi periodo di 180 giorni per i cittadini di paesi che il diritto dell'UE esonera dall'obbligo di visto. Il regolamento (UE) 2018/1806 contiene due allegati: uno elenca i paesi i cui cittadini devono avere un visto, l'altro quelli esentati.

In questo articolo non indichiamo quindi alcuna regola paese per paese: la situazione di ciascun partecipante dipende dal passaporto, dal motivo del viaggio e dalla data di partenza. Chiedete a ciascuno di verificare la propria situazione sulle fonti ufficiali dell'UE (Consiglio dell'UE, Commissione europea, Ministero degli Affari esteri spagnolo).

Due sistemi meritano particolare attenzione nel 2026:

• il sistema di ingresso/uscita (EES), che registra digitalmente l'immagine del volto, le impronte digitali e i dati del documento di viaggio dei cittadini di paesi terzi in soggiorno breve; la sua introduzione è iniziata nell'ottobre 2025 e la piena operatività alle frontiere esterne di Schengen è annunciata per il 10 aprile 2026. Prevedete quindi un po' più di tempo al controllo di frontiera.
• l'ETIAS, un'autorizzazione di viaggio online per i viaggiatori esentati dal visto: il sito ufficiale dell'UE ne annuncia l'avvio nell'ultimo trimestre del 2026, con una data comunicata con diversi mesi di anticipo.

Solara DMC può fornire ai vostri team HR il programma e i dettagli sull'alloggio che richiedono, ma non sostituiamo le autorità competenti.

Una volta scelti la data e l'hub, inizia il lavoro concreto: trasferimenti dall'aeroporto a ondate, hotel e sale di lavoro, ristoranti, attività adatte a persone ancora stanche del viaggio (una visita privata del Prado, un corso di cucina, un'escursione a Toledo o a Montserrat), e un piano B in caso di volo in ritardo.

Ci indicate le città di partenza e le nazionalità, e vi proponiamo percorsi di quattro, cinque o sei giorni adatti. Scriveteci le vostre date: vi risponderemo con le disponibilità.