Misurare l'impatto di un offsite quando l'azienda è interamente remota

La misurazione inizia prima della partenza. Un'azienda remota che riunisce il proprio team ha quasi sempre diverse ragioni in mente: rafforzare la fiducia, allineare le priorità, lanciare un progetto, accogliere nuove persone. Se queste ragioni non sono scritte, dopo non si saprà se l'incontro è stato utile.

GitLab offre un esempio pubblico di obiettivo chiaramente dichiarato: il suo handbook spiega che l'evento aziendale mira a costruire fiducia attraverso i legami sociali, con la speranza di più motivazione, produttività e fidelizzazione. L'azienda precisa anche che l'evento non è un viaggio premio, una conferenza o una vacanza.

Per il vostro incontro, vi suggeriamo di limitare l'elenco a due o tre obiettivi, ciascuno con una domanda semplice.

• Relazioni: chi vuole conoscere meglio chi, tra quali team?
• Allineamento: quali decisioni strategiche dovrebbero emergere da questi giorni?
• Integrazione: come trovano il loro posto le nuove persone?

Condividete questi obiettivi con i partecipanti prima della partenza. Guideranno anche il programma: ciò che non serve a nessun obiettivo può restare in videochiamata.

Le pratiche pubbliche sono modeste, e proprio per questo utili.

• Zapier pone domande aperte dopo ogni ritiro: che cosa è stato fantastico in questo viaggio, e che cosa fare diversamente la prossima volta. Chiede anche dei formati (unconference, tavole rotonde, giornata di squadra) e lascia uno spazio per altri commenti. I riscontri hanno effetti concreti: l'azienda ha smesso di abbinare il ritiro a una conferenza dopo aver constatato che i partecipanti erano stanchi e dispersi.
• GitLab si è basata su un sondaggio condotto dopo l'evento del 2019 per preparare il successivo, e monitora la partecipazione: circa 575 persone hanno preso parte, con un tasso di presenza dell'86% secondo il suo resoconto pubblico. Le richieste dei partecipanti (informazioni anticipate sulle attività nei grandi gruppi, pasti con posti assegnati a caso) hanno alimentato i cambiamenti.
• Doist documenta anno dopo anno i propri ritiri annuali e i mini-ritiri di team, il che permette di confrontare luoghi e formati.
• Basecamp crea uno spazio di progetto nuovo per ogni meetup, per raccogliere messaggi, programma e documenti in un unico luogo: la traccia resta.

Il filo conduttore: fanno poche domande, ma le fanno sempre, e agiscono sulle risposte per la volta successiva.

Un incontro che produce buone conversazioni ma nessuna decisione lascia poco dietro di sé. Per le aziende remote, la scrittura è la memoria, quindi è lì che bisogna misurare.

• Un registro delle decisioni tenuto durante l'incontro: l'argomento, la decisione, chi ne è responsabile, la scadenza.
• Un check-in a trenta giorni: che cosa si è mosso, che cosa è cambiato di natura, che cosa è rimasto bloccato?
• Un check-in a novanta giorni: le relazioni nate durante l'incontro si ritrovano nel lavoro quotidiano, ad esempio in progetti condotti tra team che prima non collaboravano?

Questi indicatori sono qualitativi e specifici per voi. Non pubblichiamo alcuna cifra di riferimento: né la nostra né quella del mercato vale quanto il monitoraggio delle vostre decisioni.

È allettante collegare un incontro alla fidelizzazione del team, ma è difficile. Molti fattori influenzano la decisione di una persona di andarsene, e una settimana in presenza non può essere confrontata con un gruppo di controllo.

Ciò che le fonti pubbliche permettono di affermare è più modesto. GitLab presenta la fidelizzazione come un risultato sperato della fiducia costruita di persona, non come un dato misurato. Nell'indagine «State of Remote Work» di Buffer (edizione 2020), collaborazione e comunicazione, così come la solitudine, figurano tra le principali difficoltà citate dagli intervistati: sono problemi che un incontro può aiutare ad affrontare, senza pretendere di risolverli.

In pratica, potete monitorare, in modo qualitativo e con attenzione:

• le partenze e gli arrivi nei mesi successivi, senza trarne automaticamente un legame causale;
• una domanda semplice nel vostro sondaggio regolare: «Conosco abbastanza colleghi a cui chiedere aiuto»;
• l'inserimento dei nuovi arrivati, attraverso un colloquio con il loro responsabile.

Questi elementi hanno senso solo se letti insieme e nell'arco di più edizioni.

Nella maggior parte dei casi, la differenza sta nella disciplina più che nello strumento di misurazione: inviare il questionario entro due o tre giorni, pubblicare una breve sintesi per tutto il team, annunciare che cosa cambierà la prossima volta. Zapier lo fa chiedendo che cosa dovrebbe cambiare; GitLab ha adattato il proprio programma in base ai riscontri.

Dal canto nostro, Solara DMC organizza il soggiorno in Spagna: alloggio, sale, ristoranti, attività e trasferimenti. Costruiamo il programma con voi attorno ai vostri obiettivi, prevediamo momenti per il questionario e per il registro delle decisioni, e vi forniamo il programma effettivo, così da poter confrontare un'edizione con l'altra. Scriveteci indicando le vostre date: vi risponderemo con la disponibilità.