Aziende full remote: perché si riuniscono di persona e perché la Spagna è adatta

Lavorare senza ufficio funziona bene per produrre, documentare e decidere in modo asincrono. Ciò che la videochiamata rende più difficile è tutto il resto: la conversazione di corridoio, la fiducia che si costruisce condividendo un pasto, la lettura di un disaccordo da uno sguardo.

Le aziende che hanno fatto del lavoro a distanza un principio fondativo lo sanno, e la maggior parte lo dichiara apertamente. I loro incontri in presenza non sono un benefit: sono investimenti organizzativi, pianificati con largo anticipo.

Diverse aziende pubblicano apertamente le proprie pratiche. Citiamo qui solo ciò che hanno pubblicato loro stesse.

• Automattic (WordPress.com): la sua « Grand Meetup » è un raduno annuale di circa una settimana. Matt Mullenweg la descrive come l'unico momento dell'anno in cui quasi tutta l'azienda è riunita nello stesso luogo, per ritrovare i colleghi, discutere del lavoro e allinearsi sugli obiettivi. Per l'edizione 2019 citata nel podcast Distributed, le stime oscillavano tra 800 e 900 persone.
• GitLab: l'azienda, che non ha un ufficio, organizza un raduno annuale (il « Summit », poi diventato « Contribute »). Precisa che la partecipazione non è obbligatoria, ma che si tratta di un'occasione unica per riunire le persone che fanno GitLab. Cita circa 575 partecipanti per l'edizione 2019.
• Buffer: nel febbraio 2017 il suo team interamente a distanza, composto da 75 persone, si è ritrovato a Madrid per la sua ottava retreat. Il CEO Joel Gascoigne la vedeva come un modo per riavvicinare il team dopo un anno difficile.
• Zapier: il post sul blog dell'azienda spiega che alcune cose avvengono più facilmente di persona, in particolare le conversazioni spontanee e profonde che raramente nascono a distanza, a meno di provocarle.
• Doist (editore di Todoist): il suo handbook indica che la retreat annuale del team esiste dal 2015, con inizio a Minorca, e la presenta come un investimento essenziale nella cultura aziendale più che come un benefit.

Al di là degli esempi, quattro logiche ricorrono in queste pratiche pubbliche.

• Il legame. Automattic parla di capitale sociale che si erode quando le persone comunicano solo per iscritto. Una settimana insieme lo ricostruisce.
• La fiducia. È più facile delegare a qualcuno di cui si conoscono la voce, l'umorismo e le reazioni sotto pressione.
• Le decisioni difficili. Priorità, riorganizzazioni, compromessi: questi temi si affrontano meglio allo stesso tavolo, con del tempo prima e dopo la sessione.
• La cultura. I valori di un team distribuito restano astratti finché qualcuno non li vede all'opera. Workshop, interventi aperti e pasti condivisi li rendono concreti.

A Zapier, per esempio, il team ha scelto di riservare la settimana a ciò che non si può fare a distanza: un hackathon di più giorni o una « unconference » in cui i partecipanti scelgono gli argomenti, seguiti da momenti più rilassati (giochi, karaoke, escursioni).

Un team distribuito arriva da diversi paesi, spesso da più continenti. Ciò che conta allora è la facilità di accesso e la possibilità di riunire tutti nello stesso luogo.

• Accesso. Gli aeroporti di Madrid-Barajas e Barcellona-El Prat sono grandi hub, il che riduce le coincidenze per un team sparso.
• Un solo sito, tutto incluso. Hotel come l'Hilton Madrid Airport, a circa 5 minuti da Barajas e da IFEMA, uniscono camere e circa 1.700 m² di spazi riunioni, inclusa la sala Isabela da 450 m². Niente navette tra alloggio e luogo di lavoro.
• Un contesto per staccare. Il Parador de Chinchón, un monastero del XV secolo, permette una vera retreat tranquilla a breve distanza da Madrid, con chiostro, giardini e saloni per le sessioni di lavoro.
• La tavola come strumento. Cene tardive, tapas condivise e corsi di cucina fanno nascere conversazioni che gli schermi non offrono.

Buffer aveva scelto Madrid nel 2017 e Doist ha tenuto la sua prima retreat a Minorca: la Spagna è già un terreno familiare per i team distribuiti.

Solara DMC è una destination management company per la Spagna. Per un'azienda full remote, costruiamo l'incontro attorno ai vostri obiettivi: plenarie, workshop di team, momenti informali e pasti, con alloggio e sale scelti insieme.

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