Die Wirkung eines Offsites messen, wenn das Unternehmen komplett remote arbeitet

Die Messung beginnt vor der Abreise. Ein Unternehmen, das sein Team aus der Ferne zusammenbringt, hat fast immer mehrere Gründe im Kopf: Vertrauen stärken, Prioritäten abstimmen, ein Projekt starten, neue Kolleginnen und Kollegen willkommen heißen. Wenn diese Gründe nicht schriftlich festgehalten sind, weiß man im Nachhinein nicht, ob das Treffen geholfen hat.

GitLab liefert ein öffentliches Beispiel für ein klar formuliertes Ziel: Das Handbuch erklärt, dass die Firmenveranstaltung über soziale Kontakte Vertrauen aufbauen soll, in der Hoffnung auf mehr Motivation, Produktivität und Bindung. Das Unternehmen betont außerdem, dass es sich nicht um eine Incentive-Reise, eine Konferenz oder Urlaub handelt.

Für Ihr eigenes Treffen empfehlen wir, die Liste auf zwei oder drei Ziele zu begrenzen, jedes mit einer einfachen Frage.

• Beziehungen: Wer möchte wen besser kennenlernen, und zwischen welchen Teams?
• Abstimmung: Welche strategischen Entscheidungen sollen aus diesen Tagen hervorgehen?
• Integration: Wie finden neue Kolleginnen und Kollegen ihren Platz?

Teilen Sie diese Ziele vor der Reise mit den Teilnehmenden. Sie bestimmen auch das Programm: Was keinem Ziel dient, kann per Video stattfinden.

Die öffentlich bekannten Praktiken sind bescheiden, und genau deshalb nützlich.

• Zapier stellt nach jeder Retreat offene Fragen: Was war auf dieser Reise großartig, und was sollte beim nächsten Mal anders laufen? Außerdem fragt das Unternehmen nach Formaten (Unconferences, Roundtables, Teamtag) und lässt Raum für weitere Anmerkungen. Die Rückmeldungen haben konkrete Folgen: Zapier hat seine Retreat nicht mehr mit einer Konferenz kombiniert, nachdem sich gezeigt hatte, dass die Teilnehmenden müde und verstreut waren.
• GitLab stützte sich nach seiner Veranstaltung 2019 auf eine Umfrage, um die nächste vorzubereiten, und erfasst die Teilnahme: Laut öffentlichem Bericht nahmen rund 575 Personen teil, bei einer Anwesenheitsquote von 86 %. Wünsche der Teilnehmenden (frühzeitige Informationen zu Aktivitäten in großen Gruppen, Tischordnung beim Essen per Losverfahren) flossen in die Änderungen ein.
• Doist dokumentiert seine jährlichen Retreats und die Mini-Retreats einzelner Teams Jahr für Jahr, was den Vergleich von Orten und Formaten möglich macht.
• Basecamp richtet für jedes Treffen einen neuen Projektbereich ein, in dem Nachrichten, Ablauf und Dokumente zusammenkommen: So bleibt alles nachvollziehbar.

Das verbindende Element: Man stellt wenige Fragen, aber immer wieder, und setzt die Antworten beim nächsten Mal um.

Ein Treffen, das gute Gespräche, aber keine Entscheidungen hervorbringt, hinterlässt wenig. Für Unternehmen aus der Ferne ist das Geschriebene das Gedächtnis, deshalb sollte man dort messen.

• Ein Entscheidungsprotokoll, während des Treffens geführt: das Thema, die Entscheidung, wer dafür verantwortlich ist, die Frist.
• Ein Check-in nach dreißig Tagen: Was ist vorangekommen, was hat sich in seiner Art verändert, was ist hängen geblieben?
• Ein Check-in nach neunzig Tagen: Zeigen sich die während des Treffens geknüpften Beziehungen im Alltag, zum Beispiel in Projekten zwischen Teams, die vorher nicht zusammengearbeitet haben?

Diese Indikatoren sind qualitativ und auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Wir veröffentlichen keine Vergleichswerte: Weder unsere noch die des Marktes sind so viel wert wie die Nachverfolgung Ihrer eigenen Entscheidungen.

Man ist versucht, ein Treffen mit der Bindung im Team in Verbindung zu bringen, doch das ist schwierig. Viele Faktoren beeinflussen, ob jemand geht, und eine Woche vor Ort lässt sich nicht mit einer Kontrollgruppe vergleichen.

Was öffentliche Quellen erlauben, ist bescheidener. GitLab stellt die Bindung als erhofftes Ergebnis des persönlich aufgebauten Vertrauens dar, nicht als gemessene Zahl. In der Umfrage „State of Remote Work“ von Buffer (Ausgabe 2020) zählen Zusammenarbeit und Kommunikation sowie Einsamkeit zu den wichtigsten Schwierigkeiten, die die Befragten nennen. Das sind Probleme, bei denen ein Treffen helfen kann, ohne sie lösen zu können.

In der Praxis können Sie qualitativ und mit Umsicht verfolgen:

• Abgänge und Zugänge in den folgenden Monaten, ohne daraus automatisch einen Kausalzusammenhang abzuleiten;
• eine einfache Frage in Ihrer regelmäßigen Umfrage: „Ich kenne genug Kolleginnen und Kollegen, um sie um Hilfe bitten zu können“;
• die Einarbeitung neuer Mitarbeitender, im Gespräch mit ihrer Führungskraft.

Diese Elemente ergeben nur im Zusammenhang und über mehrere Ausgaben hinweg Sinn.

Meistens liegt der Unterschied weniger am Messinstrument als an der Disziplin: den Fragebogen innerhalb von zwei bis drei Tagen verschicken, dem ganzen Team eine kurze Zusammenfassung veröffentlichen, ankündigen, was beim nächsten Mal geändert wird. Zapier macht das, indem es fragt, was sich ändern soll; GitLab hat sein Programm anhand der Rückmeldungen angepasst.

Unsererseits organisiert Solara DMC den Aufenthalt in Spanien: Unterkunft, Räume, Restaurants, Aktivitäten und Transfers. Wir entwickeln das Programm gemeinsam mit Ihnen entlang Ihrer Ziele, planen Zeit für den Fragebogen und das Entscheidungsprotokoll ein und stellen Ihnen den tatsächlichen Ablauf zur Verfügung, damit Sie von einer Ausgabe zur nächsten vergleichen können. Schreiben Sie uns Ihre Termine: Wir melden uns mit den Verfügbarkeiten.