Medir el impacto de un offsite cuando la empresa es 100 % remota

La medición empieza antes de la salida. Una empresa remota que reúne a su equipo casi siempre tiene varias razones en mente: reforzar la confianza, alinear prioridades, lanzar un proyecto, acoger a nuevas personas. Si esas razones no se escriben, después no sabrá si el encuentro sirvió de algo.

GitLab ofrece un ejemplo público de objetivo claramente enunciado: su handbook explica que su evento de empresa busca construir confianza a través de los vínculos sociales, con la esperanza de más motivación, productividad y retención. La compañía precisa además que el evento no es un viaje de incentivo, una conferencia ni unas vacaciones.

Para su propio encuentro, le sugerimos limitar la lista a dos o tres objetivos, cada uno con una pregunta sencilla.

• Relaciones: ¿quién quiere conocer mejor a quién, entre qué equipos?
• Alineación: ¿qué decisiones estratégicas deben salir de estos días?
• Integración: ¿cómo encuentran su lugar las personas recién llegadas?

Comparta estos objetivos con los participantes antes del viaje. También guiarán el programa: lo que no sirva a ningún objetivo puede seguir siendo una videollamada.

Las prácticas públicas son modestas y, precisamente por eso, útiles.

• Zapier hace preguntas abiertas después de cada retiro: qué fue lo mejor del viaje y qué habría que hacer de otra manera la próxima vez. También pregunta por los formatos (unconferences, mesas redondas, jornada de equipo) y deja un campo para otros comentarios. Los comentarios tienen efectos concretos: la empresa dejó de combinar su retiro con una conferencia tras constatar que los asistentes estaban cansados y dispersos.
• GitLab se apoyó en una encuesta realizada tras su evento de 2019 para preparar el siguiente, y hace seguimiento de la asistencia: unas 575 personas participaron, con una tasa de asistencia del 86 % según su relato público. Las peticiones de los asistentes (información anticipada sobre las actividades en grupo grande, comidas con asientos sorteados) alimentaron los cambios.
• Doist documenta año tras año sus retiros anuales y sus mini retiros por equipo, lo que permite comparar lugares y formatos.
• Basecamp crea un nuevo espacio de proyecto para cada encuentro, con mensajes, agenda y documentos reunidos en un mismo lugar: el rastro se conserva.

El hilo común: hacen pocas preguntas, pero siempre las hacen, y actúan sobre las respuestas para la siguiente vez.

Un encuentro que produce buenas conversaciones pero ninguna decisión deja poca huella. En las empresas remotas, lo escrito es la memoria: por eso es ahí donde hay que medir.

• Un registro de decisiones llevado durante el encuentro: el tema, la decisión, quién la asume y el plazo.
• Un seguimiento a los treinta días: ¿qué ha avanzado, qué ha cambiado de naturaleza, qué sigue bloqueado?
• Un seguimiento a los noventa días: ¿las relaciones nacidas durante el encuentro se notan en el trabajo diario, por ejemplo en proyectos llevados entre equipos que antes no colaboraban?

Estos indicadores son cualitativos y propios de su organización. No publicamos ninguna cifra de referencia: ni la nuestra ni la del mercado valen tanto como el seguimiento de sus propias decisiones.

Es tentador vincular un encuentro con la retención de los equipos, pero resulta difícil. Muchos factores influyen en la salida de una persona, y una semana presencial no puede compararse con un grupo de control.

Lo que permiten afirmar las fuentes públicas es más modesto. GitLab presenta la retención como un resultado esperado de la confianza construida en persona, no como una cifra medida. En la encuesta State of Remote Work de Buffer (edición 2020), la colaboración y la comunicación, así como la soledad, figuran entre las principales dificultades citadas por los encuestados: son problemas que un encuentro puede ayudar a abordar, sin pretender resolverlos.

En la práctica, puede hacer un seguimiento, de forma cualitativa y con cuidado:

• las salidas y las incorporaciones en los meses siguientes, sin deducir de ello un vínculo causal automático;
• una pregunta sencilla en su encuesta periódica: «Conozco a suficientes compañeros como para pedir ayuda»;
• la integración de las personas recién llegadas, mediante una conversación con su responsable.

Estos elementos solo cobran sentido leídos en conjunto y a lo largo de varias ediciones.

Lo más habitual es que la diferencia no esté en la herramienta de medición, sino en la disciplina: enviar el cuestionario en los dos o tres días siguientes, publicar un breve resumen para todo el equipo, anunciar lo que cambiará la próxima vez. Zapier lo hace preguntando qué debe cambiar; GitLab ajustó su programa a partir de los comentarios.

Por nuestra parte, Solara DMC organiza la estancia en España: alojamiento, salas, restaurantes, actividades y traslados. Construimos el programa con usted en torno a sus objetivos, reservamos tiempo para el cuestionario y el registro de decisiones, y le entregamos el programa real para que pueda comparar de una edición a otra. Escríbanos sus fechas y le responderemos con la disponibilidad.