成功するリモート・オフサイトの原則
分散したチームは、リモートで既に行っていることをするためにオフサイトに来るわけではありません。画面では十分にできないこと、つまり自然な会話、食事を分かち合うこと、議論を要する意思決定、そして信頼関係のために来るのです。だからこそ、よいプログラムはそうした瞬間を守ります。
Zapierの公開ガイドは、参考になります。同社が紹介するのは、四日間の充実した作業日からなる一週間のリトリートです。任意参加の自由日が一日あり、その前後に二日の移動日があります。作業は二つの形式で行われます。ハッカソンでは、チームが三日間でプロジェクトを作り、それを発表します。アンカンファレンスでは、参加者が四十分のセッションを自ら提案し、進行します。ゲーム、カラオケ、ハイキング、食のツアーなども、場所に応じて取り入れています。
私たちの提案は、その精神を引き継ぎつつ、より凝縮された形式です。現地で四日間を過ごし、そのうち二日間は協働に充て、すべての時間を埋め尽くさないリズムにします。チームの規模、各自の時間的余裕、選んだ都市に合わせて調整してください。
一日目：到着し、再会し、リズムに慣れる
午前から午後早い時間：空港または駅でのお出迎え、波ごとの送迎、客室の引き渡し。会議は入れません。参加者の多くは、夜行便や時差をまたいで移動してきているからです。
夕方：短いオープニングは最大で四十五分です。リーダーが四日間の意図を伝え、プログラムを紹介し、質問に答えます。その後、簡単なアイスブレイクを行います。Slackで普段隣に座る仲間同士が集まるのではなく、チームを混ぜ合わせるのがポイントです。
夜：近所のレストランでのくだけたディナー。混成のテーブルで、スピーチはなしです。徒歩ツアーやタパスのはしご酒を通じて、少人数のグループで街を知りながら、仕事以外の話もできます。たとえばマドリードなら、ラ・ラティーナ地区でのタパスツアーがこの形式によく合います。
一日目の目標は、寝る時間までに、全員が初めて直接会う人と少なくとも三人は話していることです。
二日目：直接の顔合わせが必要なテーマに取り組む
午前：戦略的な全体会議は90分まで。それ以上は不要です。経営陣、今年の成果、今後の大きな意思決定を扱い、質疑のための時間を確保します。オフサイトの前に動画で送れたはずのプレゼンテーションは避けましょう。
午前の後半：八〜十二名の小グループで、二つか三つの具体的なテーマ（年間の優先事項、部門間の協働、改善すべき製品など）に取り組みます。Zapierのアンカンファレンス形式、つまり参加者がテーマを提案する方式は、チームが何が重要かを決められるため、ここでもよく機能します。
ランチ：長めに、座って、テーブルの上には携帯電話を置かずに。
午後：ワークショップを続け、その後、各グループが五分間の報告を行います。午後の終わりには二時間の自由時間を設け、休む、散歩する、急ぎのメッセージに返信するなどに使えます。
夜：個室またはレストランでのディナー。ワインの試飲など、穏やかなアクティビティを添えます。マドリードやセビリアにいるなら、フラメンコショーも選択肢になります。
三日目：作る、遊ぶ、外へ出る
午前：ハッカソンに着想を得た、混成チームでのプロジェクト・スプリント。各チームに実際の社内課題（オンボーディングの改善、業務プロセスの簡素化、新機能の提案など）が与えられ、提案を発表するまでに数時間あります。Zapierは、同社のハッカソンから生まれたプロジェクトとして、Formatter by Zapier を挙げています。この形式が具体的な成果を生み出せることの証明です。
ランチ：現地の食事。会場内でも外でも構いません。
午後：会議室の外での共同アクティビティ。都市によって異なります。マドリードやバレンシアなら料理と市場見学、ボデガでのワインテイスティング、サイクリング、バレアレス諸島でのレガッタやハイキングなど。目的は、誰も専門家でないアクティビティを一緒に楽しむことです。それによって上下関係がなくなります。
夜：より祝祭的な夜。ガラディナーは必須ではありません。多くのチームは、音楽と自由な会話がある、よりシンプルな夜を好みます。妥当な終了時刻を決めておきましょう。翌日も大切だからです。
四日目：まとめ、約束、出発
午前：前日のプロジェクトの発表を行い、その後、約束の時間を設けます。各チームは、帰国後に取り組む具体的な行動を三つ、担当者と期日とともに書き留めます。これにより、オフサイトが帰着と同時に霧散するのを防げます。
午前の後半：リーダーによる短い締めの言葉の後、簡単なフィードバック・アンケートを行います。Zapierは、各リトリート後に、何がうまくいったか、何を変えるべきかについての意見を集めていると説明しています。真似しやすい、シンプルな習慣です。
ランチ：軽めのお別れの食事。
午後：フライトに応じて、出発時間をずらします。ホテルでの荷物預かりとまとめた空港送迎により、出発直前の慌ただしさを避けられます。チームが希望すれば、追加の自由日を設けることもできます。そうすれば、滞在を延ばす人が街を楽しめます。
このオフサイトの都市とホテルの選び方については、リモート企業にスペインが向いている理由を解説した記事をご覧ください。日程をお知らせください。空き状況とともに折り返しご連絡いたします。
よくあるご質問
なぜ二日や三日ではなく四日間なのですか？
画面越しでしか会わないチームには、再会するための初日が必要です。作業二日、アクティビティ一日という構成なら、参加者を疲れさせずに続けられます。小規模な委員会なら、二〜三日で十分な場合もあります。
時間のどれくらいを作業に充てるべきですか？
有効な時間のおよそ半分です。全体会議、ワークショップ、プロジェクト・スプリントがそれに当たります。残りは食事、アクティビティ、自由時間に充てましょう。詰め込みすぎたプログラムは、特に移動後の対面では人を疲れさせます。
小規模なチームにもプログラムを合わせられますか？
はい。数十名のチームなら、作業、食事、宿泊をすべて一つのホテルで賄えます。ワークショップとアクティビティは人数に合わせて調整します。
ワークショップは誰が進行しますか？
通常はお客様ご自身です。テーマはチームがよく知っているからです。ご希望であればファシリテーターをご紹介できます。会場、機材、進行の手配は私たちが行います。日程をお知らせください。空き状況とともに折り返しご連絡いたします。
Solara DMC · 更新日
