Principi di un offsite remote riuscito
Un team distribuito non viene a un offsite per fare ciò che già fa a distanza. Ci viene per ciò che lo schermo fa male: la conversazione spontanea, i pasti condivisi, le decisioni che richiedono un confronto, e la fiducia. Un buon programma tutela dunque questi momenti.
La guida pubblica di Zapier è un riferimento utile. Descrive retreat di una settimana composti da quattro giornate lavorative piene, più una giornata libera facoltativa, con due giorni di viaggio alle due estremità. Il lavoro assume due forme: l'hackathon, in cui i team costruiscono un progetto in tre giorni e poi lo presentano, e l'unconference, in cui i partecipanti propongono e conducono loro stessi sessioni di 40 minuti. Zapier alterna giochi, karaoke, escursioni o tour gastronomici, a seconda del luogo.
La nostra proposta mantiene quello spirito in un formato più essenziale: quattro giorni in sede, due dei quali dedicati alla collaborazione, e un ritmo che non riempie ogni ora. Adattatelo alla dimensione del team, al tempo a disposizione di ciascuno e alla città scelta.
Primo giorno: arrivare, ritrovarsi, entrare nel ritmo
Mattina e primo pomeriggio: accoglienza in aeroporto o in stazione, trasferimenti per ondate, consegna delle camere. Nessuna riunione: le persone hanno viaggiato, spesso di notte o attraversando fusi orari.
Fine pomeriggio: una breve apertura, al massimo 45 minuti. Il leader richiama l'intenzione dei quattro giorni, presenta il programma e lascia spazio alle domande. Segue un semplice gioco di presentazione che mescola i team, invece di lasciare che ognuno ritrovi i propri colleghi di Slack.
Sera: una cena informale in un ristorante del quartiere, a tavoli misti, senza discorsi. Una passeggiata guidata o un giro di tapas permette di scoprire la città in piccoli gruppi parlando d'altro che di lavoro. A Madrid, per esempio, un tour di tapas nel quartiere di La Latina si adatta bene a questo formato.
L'obiettivo del primo giorno è che, all'ora di andare a dormire, ciascuno abbia parlato con almeno tre persone che non conosceva di persona.
Secondo giorno: lavorare insieme su ciò che richiede presenza
Mattina: una plenaria strategica di 90 minuti, non di più. Direzione, risultati dell'anno, grandi decisioni in arrivo, con tempo riservato alle domande. Evitate presentazioni che avrebbero potuto essere inviate in video prima dell'offsite.
Fine mattinata: workshop in piccoli gruppi di 8-12 persone su due o tre temi concreti (priorità dell'anno, collaborazione tra team, prodotti da migliorare). Il formato unconference di Zapier, in cui i partecipanti propongono i temi, funziona bene qui perché lascia al team la decisione su ciò che conta.
Pranzo: lungo, seduti, senza telefoni sul tavolo.
Pomeriggio: proseguono i workshop, poi una restituzione di 5 minuti per gruppo. Due ore di tempo libero chiudono il pomeriggio per riposare, passeggiare o rispondere a un messaggio urgente.
Sera: cena in una sala privata o in un ristorante, con un'attività leggera: una degustazione di vini, o uno spettacolo di flamenco se siete a Madrid o a Siviglia.
Terzo giorno: costruire, giocare, uscire
Mattina: uno sprint di progetto in team misti, ispirato all'hackathon. Ogni team riceve una sfida reale dell'azienda (migliorare l'onboarding, semplificare un processo, proporre una nuova funzionalità) e ha poche ore per presentare una proposta. Zapier cita tra i progetti nati dai suoi hackathon Formatter by Zapier, a dimostrazione che questo formato può produrre risultati concreti.
Pranzo: un pasto locale, in sede o fuori.
Pomeriggio: un'attività collettiva fuori dalla sala riunioni. A seconda della città: cucina e visita al mercato a Madrid o a Valencia, una degustazione di vini in una bodega, una pedalata in bici, una regata o un'escursione alle Baleari. Lo scopo è condividere un'attività in cui nessuno è esperto, il che appiattisce le gerarchie.
Sera: una serata più festosa. Una cena di gala non è obbligatoria; molti team preferiscono qualcosa di più semplice, con musica e conversazione libera. Fissate un orario di fine ragionevole: anche il giorno dopo conta.
Quarto giorno: concludere, impegnarsi, ripartire
Mattina: presentazione dei progetti del giorno precedente, poi uno spazio di impegno. Ogni team annota tre azioni concrete che intraprenderà al rientro, con un responsabile e una data. È ciò che impedisce all'offsite di svanire appena atterrati.
Fine mattinata: una breve parola di chiusura del leader, poi un rapido questionario di feedback. Zapier dichiara di raccogliere dopo ogni retreat pareri su ciò che ha funzionato e su ciò che va cambiato, una prassi semplice da riprendere.
Pranzo: un pasto di commiato leggero.
Pomeriggio: partenze scaglionate in base ai voli; un deposito bagagli in hotel e un transfer aeroportuale di gruppo evitano lo stress dell'ultimo minuto. Se il team lo desidera, un giorno libero supplementare permette a chi si ferma più a lungo di godersi la città.
Per scegliere la città e l'hotel per questo offsite, leggete il nostro articolo sulle ragioni per cui la Spagna è adatta a un'azienda remote. Scriveteci le vostre date e vi risponderemo con le disponibilità.
Domande frequenti
Perché quattro giorni anziché due o tre?
Per un team che si vede solo allo schermo serve un primo giorno per ritrovarsi. Con due giornate di lavoro e una di attività, il formato resta sostenibile senza sfinire i partecipanti. Per un comitato più ristretto, due o tre giorni possono bastare.
Quale parte del tempo va dedicata al lavoro?
Circa la metà delle ore utili: plenaria, workshop e sprint di progetto. Il resto va riservato a pasti, attività e tempo libero. Un programma troppo fitto stanca, soprattutto in presenza dopo un viaggio.
Il programma può essere adattato a un team piccolo?
Sì. Per un team di qualche decina di persone, un solo hotel basta per lavoro, pasti e alloggio. Adeguiamo workshop e attività al numero di partecipanti.
Chi conduce i workshop?
Di solito voi: i vostri team conoscono i propri temi. Se lo desiderate, possiamo consigliare un facilitatore, e ci occupiamo di sala, attrezzature e programma. Scriveteci le vostre date e vi risponderemo con le disponibilità.
Solara DMC · Aggiornato
