Los principios de un offsite remoto con éxito
Un equipo distribuido no acude a un offsite para hacer lo que ya hace a distancia. Acude para lo que la pantalla hace mal: la conversación espontánea, las comidas compartidas, las decisiones que requieren debate y la confianza. Un buen programa protege, por tanto, esos momentos.
La guía pública de Zapier es una referencia útil. Describe retiros de una semana compuestos por cuatro días completos de trabajo, más un día libre opcional, con dos días de viaje a cada extremo. El trabajo adopta dos formas: el hackatón, donde los equipos construyen un proyecto durante tres días y luego lo presentan, y la unconference, donde los participantes proponen y dirigen ellos mismos sesiones de 40 minutos. Zapier combina juegos, karaoke, senderismo o rutas gastronómicas, según el lugar.
Nuestra propuesta conserva ese espíritu en un formato más ajustado: cuatro días in situ, dos de ellos dedicados a la colaboración, y un ritmo que no llena cada hora. Adáptelo al tamaño del equipo, al presupuesto de tiempo de cada cual y a la ciudad elegida.
Día 1: llegar, reencontrarse, entrar en ritmo
Mañana y primera hora de la tarde: bienvenida en el aeropuerto o la estación, traslados por oleadas, entrega de habitaciones. Sin reuniones: la gente ha viajado, a menudo de noche o con diferencia horaria.
Final de la tarde: una breve apertura, de 45 minutos como máximo. El líder recuerda la intención de los cuatro días, presenta el programa y responde a las preguntas. A continuación, una dinámica de presentación sencilla que mezcle a los equipos, en lugar de dejar que cada cual busque a sus compañeros habituales de Slack.
Noche: cena informal en un restaurante del barrio, en mesas mixtas y sin discursos. Un paseo a pie o una ruta de tapas permite descubrir la ciudad en grupos pequeños mientras se habla de otra cosa que no sea el trabajo. En Madrid, por ejemplo, una ruta de tapas por el barrio de La Latina encaja muy bien con este formato.
El objetivo del primer día es que, al acostarse, cada persona haya hablado con al menos tres personas que no conocía en persona.
Día 2: trabajar juntos en lo que requiere presencia
Mañana: una plenaria estratégica de 90 minutos, no más. Dirección, resultados del año y grandes decisiones por venir, con tiempo reservado para preguntas. Evite las presentaciones que podrían haberse enviado en vídeo antes del offsite.
Final de la mañana: talleres en grupos pequeños de 8 a 12 personas sobre dos o tres temas concretos (prioridades anuales, forma de trabajar entre equipos, productos que mejorar). El formato unconference de Zapier, en el que los participantes proponen los temas, funciona bien aquí porque deja que el equipo decida qué es importante.
Comida: larga, sentados, sin teléfonos sobre la mesa.
Tarde: continúan los talleres y, después, una puesta en común de 5 minutos por grupo. Dos horas de tiempo libre cierran la tarde para descansar, pasear o responder a un mensaje urgente.
Noche: cena en un salón privado o en un restaurante, con una actividad tranquila: una cata de vinos o, si está en Madrid o en Sevilla, un espectáculo de flamenco.
Día 3: construir, jugar, salir
Mañana: un sprint de proyectos en equipos mixtos, inspirado en el hackatón. Cada equipo recibe un reto real de la empresa (mejorar el onboarding, simplificar un proceso, proponer una nueva funcionalidad) y dispone de unas horas para presentar una propuesta. Zapier cita, entre los proyectos nacidos de sus hackatones, la herramienta Formatter by Zapier, prueba de que este formato puede producir algo concreto.
Comida: un menú local, en el lugar o fuera.
Tarde: una actividad colectiva fuera de la sala de reuniones. Según la ciudad: cocina y visita a un mercado en Madrid o Valencia, cata de vinos en una bodega, paseo en bicicleta, regata o senderismo en Baleares. La idea es compartir una actividad en la que nadie sea experto, lo que diluye las jerarquías.
Noche: una velada más festiva. Una cena de gala no es obligatoria; muchos equipos prefieren algo más sencillo, con música y conversación libre. Fije una hora de cierre razonable: el día siguiente también cuenta.
Día 4: concluir, comprometerse, despedirse
Mañana: presentación de los proyectos del día anterior y, después, un espacio de compromisos. Cada equipo anota tres acciones concretas que emprenderá a su vuelta, con un responsable y una fecha. Así se evita que el offsite se diluya al aterrizar.
Final de la mañana: unas breves palabras de cierre del líder y, después, una encuesta rápida de opinión. Zapier indica que recoge valoraciones tras cada retiro sobre lo que ha funcionado y lo que hay que cambiar, una práctica sencilla que vale la pena imitar.
Comida: una comida de despedida ligera.
Tarde: salidas escalonadas según los vuelos; la consigna de equipajes en el hotel y un traslado al aeropuerto en grupo evitan los agobios de última hora. Si el equipo lo desea, un día libre adicional permite a quienes prolonguen su estancia disfrutar de la ciudad.
Para elegir la ciudad y el hotel de este offsite, consulte nuestro artículo sobre por qué España encaja con una empresa remota. Envíenos sus fechas y le responderemos con la disponibilidad.
Preguntas frecuentes
¿Por qué cuatro días y no dos o tres?
Para un equipo que solo se ve en pantalla, hace falta un primer día para reencontrarse. Con dos días de trabajo y uno de actividades, el formato sigue siendo sostenible sin agotar a los participantes. Para un comité más reducido, dos o tres días pueden bastar.
¿Qué parte del tiempo debe dedicarse al trabajo?
Aproximadamente la mitad de las horas útiles: plenaria, talleres y sprint de proyectos. El resto debe reservarse para las comidas, las actividades y el tiempo libre. Un programa demasiado denso cansa, sobre todo en presencial y después de un viaje.
¿Se puede adaptar el programa a un equipo pequeño?
Sí. Para un equipo de unas decenas de personas, basta con un solo hotel para trabajar, comer y alojarse. Ajustamos los talleres y las actividades al número de participantes.
¿Quién dirige los talleres?
Normalmente, los dirigen sus propios equipos, que conocen sus temas. Si lo desea, podemos recomendarle un facilitador, y nos encargamos de la sala, del equipamiento y del horario. Envíenos sus fechas y le responderemos con la disponibilidad.
Solara DMC · Actualizado
