Grundsätze eines gelungenen Remote-Offsites
Ein verteiltes Team kommt nicht zu einem Offsite, um das zu tun, was es ohnehin aus der Ferne tut. Es kommt für das, was der Bildschirm schlecht leistet: spontane Gespräche, gemeinsame Mahlzeiten, Entscheidungen, die Debatte brauchen, und Vertrauen. Ein gutes Programm schützt daher genau diese Momente.
Der öffentliche Leitfaden von Zapier ist eine nützliche Referenz. Er beschreibt Retreats über eine Woche mit vier vollen Arbeitstagen, dazu ein optionaler freier Tag, mit zwei Reisetagen an beiden Enden. Die Arbeit findet in zwei Formen statt: dem Hackathon, bei dem Teams über drei Tage ein Projekt entwickeln und es anschließend vorstellen, und der Unconference, bei der Teilnehmende selbst 40-minütige Sessions vorschlagen und leiten. Je nach Ort mischt Zapier Spiele, Karaoke, Wanderungen oder Food-Touren hinein.
Unser Vorschlag übernimmt diesen Geist in einem knapperen Format: vier Tage vor Ort, zwei davon der Zusammenarbeit gewidmet, und ein Rhythmus, der nicht jede Stunde füllt. Passen Sie ihn an die Teamgröße, das Zeitbudget aller und die gewählte Stadt an.
Tag 1: ankommen, sich wiederfinden, in den Rhythmus finden
Vormittag und früher Nachmittag: Empfang am Flughafen oder Bahnhof, Transfers in Wellen, Zimmerübergabe. Keine Besprechung: Die Menschen haben gereist, oft über Nacht oder über Zeitzonen hinweg.
Später Nachmittag: eine kurze Eröffnung, höchstens 45 Minuten. Die Leitung ruft die Absicht der vier Tage in Erinnerung, stellt das Programm vor und beantwortet Fragen. Danach folgt eine einfache Kennenlernrunde, die Teams mischt, statt jede Person zu ihren Slack-Nachbarn finden zu lassen.
Abend: ein informelles Essen in einem Restaurant im Viertel, an gemischten Tischen, ohne Reden. Ein Stadtspaziergang oder eine Tapas-Tour lässt die Menschen in kleinen Gruppen die Stadt entdecken, während sie über etwas anderes als Arbeit sprechen. In Madrid eignet sich zum Beispiel eine Tapas-Tour durch das Viertel La Latina bestens für dieses Format.
Ziel des ersten Tages: Bis zum Schlafengehen hat jede Person mit mindestens drei Menschen gesprochen, die sie noch nicht persönlich kannte.
Tag 2: gemeinsam an dem arbeiten, was Präsenz verlangt
Vormittag: eine strategische Plenarsitzung von höchstens 90 Minuten. Geschäftsleitung, Jahresergebnisse, anstehende große Entscheidungen, mit Zeit für Fragen. Vermeiden Sie Präsentationen, die schon vor dem Offsite als Video hätten verschickt werden können.
Später Vormittag: Workshops in Kleingruppen von 8 bis 12 Personen zu zwei oder drei konkreten Themen (Jahresprioritäten, Zusammenarbeit zwischen Teams, zu verbessernde Produkte). Das Unconference-Format von Zapier, bei dem Teilnehmende die Themen vorschlagen, funktioniert hier gut, weil das Team selbst entscheidet, was wichtig ist.
Mittagessen: lang, im Sitzen, ohne Telefone auf dem Tisch.
Nachmittag: Die Workshops gehen weiter, danach stellt jede Gruppe ihre Ergebnisse in 5 Minuten vor. Zwei Stunden freie Zeit beschließen den Nachmittag zum Ausruhen, Spazierengehen oder um eine dringende Nachricht zu beantworten.
Abend: Abendessen in einem Separee oder Restaurant, mit einer sanften Aktivität: einer Weinverkostung oder, in Madrid oder Sevilla, einer Flamenco-Vorführung.
Tag 3: bauen, spielen, hinausgehen
Vormittag: ein Projekt-Sprint in gemischten Teams, inspiriert vom Hackathon. Jedes Team erhält eine echte Herausforderung des Unternehmens (das Onboarding verbessern, einen Prozess vereinfachen, eine neue Funktion vorschlagen) und hat einige Stunden Zeit, einen Vorschlag zu präsentieren. Zapier nennt unter den Projekten, die aus seinen Hackathons hervorgingen, Formatter by Zapier. Das zeigt, dass dieses Format Konkretes hervorbringen kann.
Mittagessen: eine lokale Mahlzeit, vor Ort oder auswärts.
Nachmittag: eine gemeinsame Aktivität außerhalb des Tagungsraums. Je nach Stadt: Kochen und Marktbesuch in Madrid oder Valencia, eine Weinverkostung in einer Bodega, eine Radtour, eine Regatta oder eine Wanderung auf den Balearen. Es geht darum, eine Aktivität zu teilen, bei der niemand Experte ist, was Hierarchien einebnet.
Abend: eine festlichere Nacht. Ein Galadinner ist nicht verpflichtend; viele Teams bevorzugen etwas Schlichteres mit Musik und freiem Austausch. Legen Sie ein vernünftiges Ende fest: Der nächste Tag zählt auch.
Tag 4: abschließen, sich verpflichten, abreisen
Vormittag: Vorstellung der Projekte des Vortags, danach ein Verpflichtungsblock. Jedes Team hält drei konkrete Maßnahmen fest, die es nach der Rückkehr angeht, mit einer verantwortlichen Person und einem Datum. Genau das verhindert, dass das Offsite bei der Landung verpufft.
Später Vormittag: ein kurzes Schlusswort der Leitung und danach eine schnelle Feedback-Umfrage. Zapier gibt an, nach jedem Retreat Rückmeldungen dazu einzuholen, was funktioniert hat und was sich ändern sollte. Eine einfache Praxis, die man übernehmen kann.
Mittagessen: ein leichtes Abschiedsessen.
Nachmittag: gestaffelte Abreisen je nach Flügen; eine Gepäckaufbewahrung im Hotel und ein gebündelter Transfer zum Flughafen vermeiden Stress in letzter Minute. Wenn das Team es wünscht, erlaubt ein zusätzlicher freier Tag denen, die verlängern, die Stadt zu genießen.
Die Wahl von Stadt und Hotel für dieses Offsite erläutert unser Artikel, warum Spanien sich für ein Remote-Unternehmen eignet. Schicken Sie uns Ihre Termine. Wir melden uns mit den Verfügbarkeiten zurück.
Häufige Fragen
Warum vier Tage und nicht zwei oder drei?
Für ein Team, das sich nur am Bildschirm sieht, braucht es einen ersten Tag zum Wiederfinden. Mit zwei Arbeitstagen und einem Aktivitätstag bleibt das Format machbar, ohne die Teilnehmenden zu erschöpfen. Für einen kleineren Ausschuss können zwei oder drei Tage genügen.
Welcher Anteil der Zeit sollte auf die Arbeit entfallen?
Etwa die Hälfte der nutzbaren Stunden: Plenum, Workshops und Projekt-Sprint. Der Rest ist für Mahlzeiten, Aktivitäten und freie Zeit reserviert. Ein zu dichtes Programm ermüdet, besonders vor Ort nach einer Reise.
Lässt sich das Programm für ein kleines Team anpassen?
Ja. Für ein Team von einigen Dutzend Personen genügt ein einziges Hotel für Arbeit, Mahlzeiten und Unterkunft. Wir passen Workshops und Aktivitäten an die Teilnehmerzahl an.
Wer leitet die Workshops?
In der Regel Sie selbst, denn Ihre Teams kennen ihre Themen. Auf Wunsch empfehlen wir eine Moderation, und wir kümmern uns um Raum, Technik und Ablauf. Schicken Sie uns Ihre Termine. Wir melden uns mit den Verfügbarkeiten zurück.
Solara DMC · Aktualisiert
