Ein Team aus Amerika, Asien oder dem Golf nach Spanien holen

Ein vollständig remote arbeitendes Unternehmen hat häufig Mitarbeitende in den Vereinigten Staaten und Kanada, in Brasilien und Argentinien, in Japan, Thailand oder Vietnam und in den Emiraten. Bevor Sie eine Stadt auswählen, erstellen Sie eine Liste, wer von wo fliegt, mit dem Reisepass jeder Person und ihren reisebezogenen Einschränkungen.

Das ist mehr als Verwaltung. GitLab, das seine Teams aus aller Welt zusammenbringt, nennt in seinem öffentlichen Bericht die unkomplizierte Visabeschaffung und die Transportkosten als Kriterien für die Wahl des Austragungsorts seiner großen Veranstaltung. Ein kleineres Team kann dieselbe Logik anwenden: Der beste Ort ist der, den die meisten Menschen ohne Komplikationen erreichen.

Diese Karte liefert Ihnen zudem die Grundlage, um Aufenthaltsdauer, Anzahl der Städte und Anreisetag jeder Person festzulegen.

Spanien hat mehrere internationale Flughäfen, die von Aena betrieben werden; für eine Langstreckengruppe sind Madrid-Barajas (MAD) und Barcelona-El Prat (BCN) die beiden naheliegendsten Einstiegspunkte.

• Madrid liegt zentral: Sie können ein Seminar in der Hauptstadt oder in der Umgebung abhalten (Chinchón, Toledo) und anschließend nach Sevilla weiterreisen.
• Barcelona öffnet sich zu Katalonien, Montserrat und dem Penedès und lässt sich mit Mallorca oder Valencia für ein stärker küstennahes Programm kombinieren.

Unsere Langstreckenprogramme bauen auf diesen beiden Eingangstoren auf: ein viertägiges Seminar in Madrid, ein viertägiges Incentive in Barcelona, eine fünftägige Convention in Madrid und Sevilla, ein fünftägiges Incentive in Barcelona und auf Mallorca, ein sechstägiges Incentive in Madrid, Sevilla und Marbella sowie ein sechstägiges Seminar in Barcelona und Valencia.

Wählen Sie den Ankunfts-Hub danach, von wo die meisten Teilnehmenden fliegen; anschließend organisieren wir die Transfers, auch für Personen, die über ein anderes Eingangstor anreisen.

Das spanische Festland liegt in der mitteleuropäischen Zeitzone: UTC+1 im Winter und UTC+2 im Sommer. Die Amerikas liegen hinter Spanien zurück; Asien und der Golf liegen voraus. Die Abstände schwanken im Jahresverlauf, da die Länder ihre Uhren nicht an denselben Daten umstellen: Berechnen Sie sie für Ihre genauen Termine, statt sich auf eine einzige Zahl zu verlassen.

Drei Gewohnheiten erleichtern das Leben bei weit entfernten Gruppen.

• Am Vortag anreisen. Zapier lässt das Organisationsteam und die internationalen Reisenden einen Tag früher anreisen. Basecamp lässt die meisten Teilnehmenden am Sonntag anreisen, um am Montag zu beginnen. Machen Sie es ebenso: Ein Tag Puffer verhindert, dass die Veranstaltung mit erschöpften Menschen beginnt.
• Anreise in Wellen. Bündeln Sie Flüge nach Hub und Zeitfenster und planen Sie gemeinsame Transfers. Ein schlichter Empfang mit einer erkennbaren Ansprechperson pro Welle ist wichtiger als jedes Geschenk.
• Ein leichter erster Tag. Legen Sie anspruchsvolle Plenarsitzungen auf den zweiten Tag. Der erste Tag kann einen Besuch, ein langes Mittagessen und ein frühes Abendessen verbinden.

Bei Workshops, an denen Kolleginnen und Kollegen teilnehmen, die zu Hause geblieben sind, bedenken Sie, dass ein Teil des Teams gegenüber der Ortszeit versetzt sein wird.

Bei einer Langstreckenreise verschwendet ein zu kurzer Aufenthalt den Aufwand. Hier sind unsere Richtwerte, die Sie an Ihren Kalender anpassen können.

• 4 Tage: eine Stadt. Ideal für ein Seminar in Madrid oder ein Incentive in Barcelona, mit Anreise am Vortag und zwei Tagen Arbeit oder Aktivitäten.
• 5 Tage: zwei Städte oder eine Stadt plus Ausflug. Madrid und Sevilla für eine Convention oder Barcelona und Mallorca für ein Incentive.
• 6 Tage: eine vollständige Route. Madrid, Sevilla und Marbella oder Barcelona und Valencia, mit Zeit zum Arbeiten ohne Hektik.

Die Unternehmen, die wir in dieser Reihe nennen, treffen sich etwa eine Woche lang: Basecamp von Sonntag bis Freitag, GitLab über eine Woche, Zapier vier volle Tage plus zwei Reisetage. Die Zahl der nutzbaren Tage zählt mehr als die Gesamtdauer: Rechnen Sie die Reise getrennt.

Spanien gehört zum Schengen-Raum. Die allgemeine EU-Regel für Kurzaufenthalte lautet maximal 90 Tage innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen für Staatsangehörige von Ländern, die nach EU-Recht von der Visumpflicht befreit sind. Die Verordnung (EU) 2018/1806 enthält zwei Anhänge: Einer listet die Länder, deren Staatsangehörige ein Visum benötigen, der andere jene, die davon befreit sind.

Wir nennen in diesem Artikel daher keine Regel für einzelne Länder: Die Situation jeder teilnehmenden Person hängt von ihrem Reisepass, dem Reisezweck und dem Reisedatum ab. Bitten Sie alle, ihre eigene Situation auf den offiziellen EU-Quellen zu prüfen (Rat der EU, Europäische Kommission, spanisches Außenministerium).

Zwei Systeme verdienen 2026 besondere Aufmerksamkeit:

• das Einreise-/Ausreisesystem (EES), das Gesichtsbild, Fingerabdrücke und Reisedokumentendaten von Drittstaatsangehörigen bei Kurzaufenthalten digital erfasst; die Einführung hat im Oktober 2025 begonnen, der vollständige Betrieb an den Schengen-Außengrenzen ist für den 10. April 2026 angekündigt. Planen Sie an der Grenzkontrolle etwas mehr Zeit ein.
• ETIAS, eine Online-Reisegenehmigung für visumfreie Reisende: Die offizielle EU-Website kündigt einen Start im letzten Quartal 2026 an, wobei ein Datum einige Monate vorher bekannt gegeben wird.

Solara DMC kann Ihren HR-Teams die gewünschten Angaben zum Programm und zur Unterbringung liefern, ersetzt aber nicht die zuständigen Behörden.

Sobald Datum und Hub feststehen, beginnt die praktische Arbeit: Transfers vom Flughafen in Wellen, Hotels und Arbeitsräume, Restaurants, Aktivitäten, die auch für noch vom Reisen ermüdete Menschen funktionieren (ein privater Besuch im Prado, ein Kochkurs, ein Tagesausflug nach Toledo oder Montserrat), sowie ein Plan B für den Fall eines Flugverzugs.

Sie nennen uns die Herkunftsstädte und Staatsangehörigkeiten, und wir schlagen passende Routen für vier, fünf oder sechs Tage vor. Senden Sie uns Ihre Termine: Wir melden uns mit den Verfügbarkeiten zurück.