Offsite di un team distribuito: che cosa fare insieme e che cosa lasciare fuori

Incontrarsi di persona non è un bonus per un'azienda completamente remota: è uno strumento di gestione. GitLab, che si definisce interamente remota, spiega nel suo handbook pubblico che il proprio evento aziendale mira a costruire fiducia attraverso i legami sociali, con la speranza di più motivazione, produttività e fidelizzazione. Doist, la società dietro Todoist, scrive che il proprio ritiro annuale è un investimento essenziale nella cultura aziendale, che ripaga per tutto l'anno nel modo in cui le persone lavorano insieme.

Automattic, il team di Jetpack descrive la settimana annuale del Grand Meetup come un'esperienza in presenza che resta estremamente potente, anche se la collaborazione a distanza funziona bene per il resto dell'anno.

Sono intenzioni ed esperienze vissute, non prove definitive. Ciò che ci dicono è semplice: queste aziende non si incontrano per fare ciò che già fanno molto bene in una videochiamata.

Le pratiche pubbliche convergono intorno a pochi formati.

• Sessioni aperte invece di presentazioni. Zapier ha sostituito i suoi hackathon con delle unconference: sessioni da 40 minuti con un facilitatore e un verbalizzatore, con argomenti proposti in anticipo. GitLab combina sessioni generali, sessioni di divisione, unconference, escursioni e momenti sociali.
• Un momento di allineamento per tutta l'azienda. In Basecamp, la settimana si apre con un'assemblea generale il lunedì mattina, seguita da brevi interventi e riconoscimenti tra colleghi.
• Tempo tra team che raramente si incrociano. Pasti, uscite e cene di squadra fanno il lavoro vero: GitLab cita gli happy hour di reparto e le cene di team come modi per creare legami.
• Conversazioni individuali. Basecamp lascia spazio ai responsabili per incontrare ciascuno individualmente.

Sono anche momenti per accogliere i nuovi arrivati: GitLab incoraggia le persone assunte di recente a partecipare, e alcune iniziano il primo giorno proprio durante l'evento.

Le stesse aziende parlano anche dei propri errori, e questo ha valore.

• Riprodurre la settimana abituale. Zapier lo dice chiaramente: è facile fare ciò che si fa sempre, e questa è un'occasione persa. Beau Lebens, di Automattic, descrive l'abitudine opposta: sospendere consapevolmente il lavoro quotidiano durante i meetup.
• Abbinare l'incontro a una conferenza. Dopo i riscontri secondo cui le persone erano stanche e disperse, Zapier ha smesso di combinare il proprio ritiro con una conferenza.
• Mettere tutte le uova nello stesso paniere del meetup. Beau Lebens ammette anche che il suo team aveva puntato tutto sul meetup, e che servono altri rituali per colmare il divario tra un incontro e l'altro.
• Pianificare ogni ora. Le giornate intensive, fino a circa sedici ore di lavoro insieme secondo il suo racconto, sono faticose. Basecamp, al contrario, mantiene spazi liberi in cui le persone possono passeggiare, prendere un caffè o lavorare in piccoli gruppi.
• Trascurare l'arrivo. Zapier fa arrivare il team organizzatore e i viaggiatori internazionali con un giorno di anticipo, in parte per preparare la sede e garantire la copertura del supporto clienti durante gli spostamenti.

Ne deriva una regola semplice: per ogni slot del programma, chiedetevi se avrebbe potuto svolgersi in una videochiamata. In caso affermativo, eliminatelo.

Non esiste un formato universale, ma gli esempi pubblici offrono utili punti di riferimento.

• Zapier organizza due ritiri aziendali all'anno, uno in inverno e uno in estate: quattro giornate piene, più un giorno facoltativo e meno impegnativo, incorniciate da due giornate di viaggio.
• Basecamp riunisce tutta l'azienda due volte l'anno per una settimana, in una città diversa ogni volta: la maggior parte delle persone arriva la domenica, gli incontri si svolgono dal lunedì al giovedì e tutti rientrano a casa il venerdì.
• GitLab punta a un grande incontro aziendale all'anno, della durata di una settimana, con una città ospitante scelta in parte in base al costo dei trasporti e alla facilità di ottenere i visti.
• Doist combina un ritiro annuale per tutta l'azienda, in un luogo nuovo ogni anno, con mini-ritiri a livello di team: settimane di collaborazione concentrata in presenza.

Per un team più piccolo, quattro o cinque giorni all'anno, con uno slot più breve per un gruppo di leadership, sono un punto di partenza ragionevole. Se i partecipanti viaggiano da lontano, più giorni aiutano ad assorbire il viaggio.

Diverse aziende remote molto note hanno già scelto la Spagna. Basecamp si è incontrata a Barcellona nel 2023. Doist ha tenuto il proprio ritiro annuale a Minorca nel 2015, e le sue pagine pubbliche elencano anche mini-ritiri di team a Siviglia e Barcellona.

Per un team distribuito i vantaggi sono pratici: grandi hub aerei a Madrid e Barcellona, fusi orari vicini al resto d'Europa per i partecipanti europei, e un'ampia scelta di sedi per alternare tempo di lavoro e tempo insieme. Un seminario in un parador ricavato da un monastero, una serata di tapas nel quartiere di La Latina, un corso di cucina o una degustazione di vini sono tutti formati che fanno parlare le persone.

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