分散チームのオフサイト：一緒にすること、省くこと

完全リモート企業にとって、対面で集まることは特典ではなく、マネジメントの手段です。GitLabは自社を「all-remote」と表現しており、公開されているハンドブックで、全社イベントが社会的なつながりを通じて信頼を築き、モチベーション、生産性、定着率が高まることを期待していると説明しています。Todoistを提供するDoistは、年次リトリートを社風への欠かせない投資と位置づけ、それが一年を通じて人々の協働の仕方に実を結ぶと書いています。

Automatticでは、Jetpackチームが毎年のGrand Meetupの週を、驚くほど力強い対面の体験として説明しています。残りの一年はリモートでの協働がうまく機能しているにもかかわらず、です。

これらの表明は、意図と実際の経験であり、確かな証拠ではありません。ただ、一つのことを語っています。これらの企業は、ビデオ通話でもすでにうまくできていることをするために集まるのではない、ということです。

公開されている取り組みは、いくつかの形式に収束しています。

• プレゼンテーションではなく、オープンなセッション。 Zapierは、ハッカソンをアンカンファレンスに置き換えました。ファシリテーターと記録係がつき、テーマは事前に提案される、40分間のセッションです。GitLabは、全体セッション、部門別セッション、アンカンファレンス、エクスカーション、社交の時間を組み合わせています。
• 全社がそろう瞬間。 Basecampでは、週は月曜の朝の全社ミーティングで始まり、その後に短いトークと、同僚同士の感謝の時間が続きます。
• 普段交わらないチーム同士の時間。 食事、外出、チームのディナーこそが実際の原動力です。GitLabは、部門ごとのハッピーアワーやチームディナーを、絆を深める手段として挙げています。
• 一対一の対話。 Basecampでは、マネージャーが一人ひとりと個別に会う時間を設けています。

これらは、新しく加わった人を迎える機会でもあります。GitLabは最近入社した人に参加を勧めており、中にはイベント期間中に初出社日を迎える人もいます。

同じ企業は、自らの失敗についても語っており、それは貴重です。

• いつもの一週間を繰り返すこと。 Zapierははっきり言っています。いつもの作業を続けるのは簡単で、それは機会の損失だ、と。Automatticの Beau Lebens は逆に、ミートアップの間は意識的に日常業務を止めるという習慣について述べています。
• 集まりを会議と組み合わせること。 参加者が疲れて散漫になっているというフィードバックを受け、Zapierは自社のリトリートをカンファレンスと組み合わせるのをやめました。
• すべてをミートアップに託すこと。 同じ Beau Lebens は、自分のチームが「すべての卵をミートアップのかごに入れて」いたことを認めており、集まりの間をつなぐ別の習慣が必要だと述べています。
• 毎時間を予定で埋めること。 集中的な日程は、彼の話では一緒に過ごす時間が約16時間に及ぶこともあり、疲れます。対照的にBasecampは、人々が散策したり、コーヒーを飲んだり、少人数で作業したりできる空き時間を残しています。
• 到着をおろそかにすること。 Zapierは、運営チームや海外からの参加者を一日早く到着させています。会場の準備や、移動中もカスタマーサポートを確保するためでもあります。

そこから一つのシンプルなルールが導かれます。プログラムのすべての枠について、それがビデオ通話でもできたかどうかを問いましょう。もしそうなら、削りましょう。

普遍的な形式はありませんが、公開されている例は参考になる目安を与えてくれます。

• Zapierは、冬と夏の年2回の全社リトリートを行っています。4日間のフルデーと、任意の、よりゆったりした1日を、前後の2日間の移動日で挟む形です。
• Basecampは、毎回別の都市で、年2回、一週間にわたり全社を集めます。多くの人は日曜に到着し、ミーティングは月曜から木曜、金曜に全員が帰路につきます。
• GitLabは、ほぼ毎年一回、一週間の大きな全社イベントを目指しています。開催都市は、交通費やビザの取りやすさを考慮して選ばれます。
• Doistは、毎年新しい場所での全社年次リトリートと、チーム単位のミニリトリート（集中的な対面協働の一週間）を組み合わせています。

小規模なチームであれば、年に4日から5日、リーダーシップグループ向けにはより短い時間を取る形が、妥当な出発点になるでしょう。遠方から来る参加者がいる場合は、移動の負担を吸収するために日数を増やすと効果的です。

完全リモートの有名企業は、すでにスペインを選んでいます。Basecampは2023年にバルセロナで集まりました。Doistは2015年にメノルカで年次リトリートを開催し、同社の公開ページには、セビリアとバルセロナでのチームのミニリトリートも掲載されています。

分散チームにとって、利点は実務的です。マドリードとバルセロナの大規模な空の玄関口、ヨーロッパの参加者にとって近い時差、そして作業時間と共に過ごす時間を交互に行える幅広い会場の選択肢です。修道院を改築したパラドールでのセミナー、ラ・ラティーナ地区でのタパスの夕べ、料理教室やワインの試飲は、どれも人々の会話を弾ませる形式です。

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