遠端團隊聚會：一起做什麼

全年遠端工作，為何仍要相聚

對全面遠端的公司而言，實體相聚不是福利，而是一種管理工具。GitLab 自稱為「all-remote」，在其公開手冊中說明，全公司的年度活動旨在透過社交連結建立信任，期望帶來更高的動力、生產力與留任率。Doist（Todoist 的發行公司）則寫道，其年度退修會是對公司文化的一項重要投資，能在全年的協作方式中持續帶來回報。

在 Automattic，Jetpack 團隊將每年的 Grand Meetup 週描述為一種「依然極具力量」的面對面體驗，儘管遠端協作在其餘時間運作良好。

這些說法屬於意圖與實際經驗，並非確鑿的證據。但它們傳達了一個簡單的道理：這些公司不是為了在視訊會議上就能做得很好的事情而相聚。

哪些事情值得以實體方式進行

公開的做法大致集中在幾種形式。

開放式議程，而非簡報。 Zapier 以 unconference 取代了黑客松：每場 40 分鐘，由主持人與記錄者帶領，議題事先徵集。GitLab 則混合全體場次、部門場次、unconference、戶外活動與社交時間。
全公司的對齊時刻。 在 Basecamp，週一早上以全體會議開啟一週，接著是簡短的分享與同儕之間的感謝。
與平時少有交集的團隊相處的時間。 用餐、外出與團隊晚餐才是真正發揮作用的地方：GitLab 便以部門歡樂時光（happy hour）與團隊晚餐來凝聚彼此。
一對一的交流。 Basecamp 留出時間，讓主管能與每位成員個別面談。

這些時刻也是歡迎新人的機會：GitLab 鼓勵近期加入的新人參加，有些人甚至在活動期間就開始了他們的第一天上班。

哪些事情最好避開

同樣的公司也談及他們的錯誤，這一點十分寶貴。

照搬平日的一週。 Zapier 直言：做平常的事情最容易，但那是一個錯失的機會。Automattic 的 Beau Lebens 則描述了相反的習慣：在聚會期間，有意識地暫停日常工作。
將聚會與研討會綁在一起。 在收到「與會者疲憊且分心」的回饋後，Zapier 停止將其退修會與研討會合併舉辦。
把所有雞蛋放在聚會這個籃子裡。 Beau Lebens 也承認，他的團隊曾把所有的雞蛋都放在聚會這個籃子裡，而兩次聚會之間需要其他儀式來連結彼此。
每個小時都排滿。 依他的說法，高強度的工作日（累計可達約 16 小時相處）會令人疲憊。相較之下，Basecamp 保留了開放時段，讓人可以散步、喝咖啡或進行小組工作。
忽略抵達的過程。 Zapier 會提前一天讓主辦團隊與國際旅客抵達，部分原因是為了事先準備場地，並在旅途期間確保客服仍有人員接手。

由此可歸納出一條簡單的原則：對於行程中的每一個時段，問問自己是否可以改在視訊會議上完成。如果可以，就將它刪除。

活動應該多長、多久舉辦一次

並沒有放諸四海皆準的格式，但公開的案例提供了有用的參考點。

Zapier 每年舉辦兩次全公司退修會，一次在冬季、一次在夏季：四個完整的日子，另加一個較為輕鬆的選擇性日子，前後各有一天交通時間。
Basecamp 每年讓全公司聚會兩次，每次一週，每次都在不同的城市：大多數人在週日抵達，會議於週一至週四舉行，週五大家各自返程。
GitLab 的目標是大約每年舉辦一次全公司的大型聚會，為期一週，主辦城市部分依交通成本與簽證取得的便利性而定。
Doist 結合了每年一次、每年更換地點的全公司退修會，以及各團隊的小型退修會，每次為期一週的專注實體協作。

對於規模較小的團隊，每年四到五天、並為領導小組另安排較短的時段，是合理的起點。若參與者從遠方前來，多一些天數有助於分攤旅途的辛勞。

為何西班牙適合這類聚會

多家知名的遠端公司已經選擇了西班牙。Basecamp 於 2023 年在巴塞隆納相聚。Doist 在 2015 年於梅諾卡舉辦其年度退修會，其公開頁面也列出在塞維亞與巴塞隆納舉辦的團隊小型退修會。

對於分散式團隊而言，優勢十分實際：馬德里與巴塞隆納擁有大型空運樞紐；對歐洲的參與者來說，時區與歐洲其他地區相近；場地選擇多元，可以輪流安排工作時間與共處時間。在修道院改建的 parador 酒店舉辦研討會、在 La Latina 區的一場塔帕斯晚餐、一堂烹飪課或一場葡萄酒品嚐，都是能讓人們彼此交談的形式。

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