Offsite voor een verdeeld team: wat u samen doet en wat u weglaat

Samenkomen op locatie is voor een volledig remote bedrijf geen extraatje: het is een managementinstrument. GitLab, dat zichzelf als volledig remote omschrijft, legt in zijn openbare handbook uit dat zijn bedrijfsbrede evenement vertrouwen wil opbouwen via sociale contacten, in de hoop op meer motivatie, productiviteit en retentie. Doist, het bedrijf achter Todoist, schrijft dat zijn jaarlijkse retraite een essentiële investering in de bedrijfscultuur is, die het hele jaar door vruchten afwerpt in de manier waarop mensen samenwerken.

Bij Automattic beschrijft het Jetpack-team de jaarlijkse Grand Meetup-week als een persoonlijke ervaring die ongelooflijk krachtig blijft, ook al werkt de samenwerking op afstand de rest van het jaar goed.

Deze uitspraken zijn intenties en ervaringen uit de praktijk, geen harde bewijzen. Wat ze ons vertellen is eenvoudig: deze bedrijven komen niet samen om te doen wat ze al heel goed via een videogesprek doen.

Openbare praktijken komen samen rond een handvol formats.

• Open sessies in plaats van presentaties. Zapier verving zijn hackathons door unconferences: sessies van 40 minuten met een moderator en een notulist, met vooraf voorgestelde onderwerpen. GitLab combineert algemene sessies, sessies per afdeling, unconferences, excursies en sociale momenten.
• Een bedrijfsbreed moment van afstemming. Bij Basecamp opent de week met een all-hands op maandagochtend, gevolgd door korte presentaties en wederzijdse waardering.
• Tijd tussen teams die elkaar zelden tegenkomen. Maaltijden, uitstapjes en teamdiners doen het echte werk: GitLab noemt happy hours per afdeling en teamdiners als manieren om banden te smeden.
• Gesprekken onder vier ogen. Basecamp laat ruimte voor managers om elke persoon individueel te ontmoeten.

Het zijn ook momenten om nieuwkomers te verwelkomen: GitLab moedigt recente aanwervingen aan om erbij te zijn, en sommigen beginnen hun allereerste dag tijdens het evenement.

Dezelfde bedrijven praten ook over hun fouten, en dat is waardevol.

• De gewone week opnieuw afspelen. Zapier zegt het duidelijk: het is makkelijk om te doen wat u altijd doet, en dat is een gemiste kans. Beau Lebens, van Automattic, beschrijft de tegenovergestelde gewoonte: het bewust even stilleggen van het dagelijkse werk tijdens meetups.
• De bijeenkomst koppelen aan een conferentie. Na feedback dat mensen moe en verspreid waren, is Zapier gestopt zijn retraite te combineren met een conferentie.
• Alles op de meetup zetten. Beau Lebens geeft ook toe dat zijn team alles op de meetup had gezet, en dat er andere rituelen nodig zijn om de kloof tussen de bijeenkomsten te overbruggen.
• Elk uur inplannen. Intensieve dagen, volgens hem tot ongeveer zestien uur samen, vermoeien. Basecamp houdt daarentegen open momenten vrij waarin mensen kunnen wandelen, koffie drinken of in kleine groepen werken.
• De aankomst verwaarlozen. Zapier laat het organisatieteam en de internationale reizigers een dag eerder aankomen, deels om de locatie voor te bereiden en de klantenservice gedekt te houden tijdens de reis.

Daaruit volgt een eenvoudige regel: vraag voor elk moment in het programma of het ook via een videogesprek had gekund. Zo ja, schrap het.

Er bestaat geen universeel format, maar openbare voorbeelden geven nuttige referentiepunten.

• Zapier organiseert twee bedrijfsretraites per jaar, één in de winter en één in de zomer: vier volledige dagen, plus een extra ontspannen optionele dag, ingeklemd tussen twee reisdagen.
• Basecamp brengt het hele bedrijf twee keer per jaar een week samen, telkens in een andere stad: de meeste mensen komen op zondag aan, de vergaderingen lopen van maandag tot donderdag, en iedereen reist op vrijdag terug.
• GitLab streeft naar één grote bedrijfsbijeenkomst per jaar, over een week, met een gaststad die deels wordt gekozen op basis van de vervoerskosten en de eenvoud om visa te krijgen.
• Doist combineert een jaarlijkse bedrijfsbrede retraite, elk jaar op een nieuwe plek, met mini-retraites per team: weken van gerichte samenwerking op locatie.

Voor een kleiner team is vier tot vijf dagen per jaar, met een kortere slot voor een leidinggevende groep, een redelijk startpunt. Als deelnemers van ver komen, helpen extra dagen om de reis op te vangen.

Verschillende bekende remote bedrijven hebben al voor Spanje gekozen. Basecamp kwam in 2023 samen in Barcelona. Doist hield zijn jaarlijkse retraite in 2015 op Menorca, en op zijn openbare pagina's staan ook mini-retraites per team in Sevilla en Barcelona.

Voor een verdeeld team zijn de voordelen praktisch: grote luchthavenknooppunten in Madrid en Barcelona, tijdzones die dicht bij de rest van Europa liggen voor Europese deelnemers, en een ruime keuze aan locaties om werktijd en samen-tijd af te wisselen. Een seminarie in een parador in een klooster, een tapasavond in de wijk La Latina, een kookles of een wijnproeverij zijn allemaal formats die mensen aan het praten krijgen.

Solara DMC, een destination management company voor Spanje, organiseert dit soort verblijf: keuze van de stad, accommodatie, werkruimten, restaurants, activiteiten en transfers. Schrijf ons uw data: wij komen met de beschikbaarheid bij u terug.