Собрать новых сотрудников очно в полностью удалённой компании

Полностью удалённые компании выстроили очень структурированные процессы приёма на расстоянии. GitLab, например, публично описывает асинхронный онбординг: все задачи находятся в задаче GitLab с дедлайном в 30 дней, первые две недели как минимум посвящены общему знакомству, а третья — обучению, специфичному для команды. У каждого новичка есть онбординг-бадди, назначенный руководителем, который выходит на связь с первого дня, в идеале — на видеокофе в конце рабочего дня.

Такой подход эффективен для освоения инструментов и правил. Но у него есть пробел: можно месяцами знать коллегу и ни разу его не видеть. Мэтт Мулленвег из Automattic формулирует это так, говоря о Grand Meetup: личная встреча позволяет увидеть людей за аватарами и помогает лучше понимать письменные сообщения.

Именно здесь вступает в игру очный формат: не для замены онбординга на расстоянии, а для того, чтобы закрепить его реальными отношениями в первые недели.

• Zapier: в интервью, опубликованном в Stack Overflow Blog в 2017 году, компания описывает свою «AirBnOnboarding»: новичок едет в Залив Сан-Франциско и проводит неделю в Airbnb с руководством и своим руководителем. Это быстро показывает культуру компании, в частности идею, что любой может поговорить с любым, включая генерального директора. Это описание устаревшее: уточните у компании, не изменилась ли практика. Zapier также собирает всю команду на ретриты.
• GitLab: компания говорит, что признаёт ценность живого общения, и сочетает митапы между коллегами из одного региона с мероприятиями Contribute для всей компании, при этом документируя асинхронный онбординг с бадди.
• Automattic: компания ежегодно собирает почти всех сотрудников на Grand Meetup и ведёт новичков когортами в рамках онбординга, с командным бадди в роли гида — по данным статьи Donut о её процессе.

Общее у них то, что никто не ждёт, пока новичок «освоится», прежде чем познакомить его с живыми людьми. Формы различаются (неделя с несколькими людьми у Zapier, большое ежегодное мероприятие у Automattic и GitLab), но принцип один: очное общение дополняет письменное.

Ежегодное мероприятие полезно, но приходит поздно: нанятый в марте сотрудник может ждать осени, чтобы познакомиться с коллегами. Когорта онбординга закрывает этот пробел.

Когда: хороший ориентир — между вторым и третьим месяцем. Новичок уже знает свои инструменты и команды по видеосвязи, у него есть конкретные вопросы, и он может извлечь из встречи максимум.

Сколько: когорта из 10–30 человек позволяет каждому провести время с остальными. Больше — и мероприятие превращается в массовое, где новички остаются в тени.

Состав: объединяйте новичков из разных команд плюс нескольких сотрудников с большим стажем в роли гидов, а не изолированную группу новичков. Гидов можно выбрать из числа руководителей и онбординг-бадди.

Длительность: достаточно двух–трёх дней на месте плюс день приезда, поскольку когорте не нужен полноценный семинар. Квартальный или полугодовой ритм позволяет не множить поездки.

День 1: приём и видение. Приветственный ужин накануне вечером, затем утро с руководством: история компании, стратегия, открытые вопросы. Во второй половине дня — встречи один на один или в небольших группах между новичками и сотрудниками с большим стажем, например «кофе-маркет» или прогулка по району.

День 2: работа с руководителем и командой. Утро по команде (или по функции) — чтобы определить цели на 90 дней, познакомиться с ключевыми контактами и прояснить, как всё устроено. Во второй половине дня — коллективная активность, где никто не эксперт: мастер-класс по кухне, экскурсия с гидом, дегустация. Вечером — ужин самостоятельно или в небольших группах.

День 3: закрепить и отправиться домой. Круг итогов, сессия вопросов и ответов с руководством и прощальный обед. Каждый новичок уходит со списком людей, с которыми нужно связаться в течение недели.

Для площадки достаточно семинарного отеля в хорошо связанном городе: Мадрид, Барселона или Валенсия — в зависимости от того, откуда приезжают новички.

В удалённом онбординге, как у GitLab, назначение бадди — ответственность руководителя. Очно его роль расширяется: он не просто гость когорты, а тот, кто придаёт встречам смысл.

• До: он объясняет новичку, что тот увидит и с кем обязательно стоит поговорить.
• Во время: он присутствует на командных воркшопах, знакомит новичка с ключевыми людьми и ставит цели на 90 дней.
• После: в следующие недели он проверяет, что связи сохраняются по видеосвязи, и корректирует последующие шаги.

Чтобы понять, работает ли формат, не считайте улыбки. Через месяц спросите новичка, с кем он сам связался после встречи и стало ли яснее, чего от него ждут. Опросы обратной связи Zapier после каждого ретрита — хороший пример.

Если Вы готовите такую встречу в Испании, напишите нам даты — мы вернёмся с информацией о доступности.