Neue Mitarbeitende persönlich zusammenbringen in einem vollständig remote arbeitenden Unternehmen

Vollständig remote arbeitende Unternehmen haben sehr strukturierte Remote-Einarbeitungswege entwickelt. GitLab etwa dokumentiert öffentlich ein asynchrones Onboarding: Alle Aufgaben liegen in einem GitLab-Issue mit einer Frist von 30 Tagen, die ersten zwei Wochen sind mindestens dem allgemeinen Onboarding gewidmet, die dritte der teamspezifischen Schulung. Jede neue Person hat einen Onboarding-Buddy, den ihre Führungskraft benennt. Dieser meldet sich ab dem ersten Tag, idealerweise für einen Video-Kaffee am späten Nachmittag.

Dieses Vorgehen ist wirksam, um Werkzeuge und Regeln zu vermitteln. Es lässt aber eine Lücke: Man kann eine Kollegin monatelang kennen, ohne ihr je begegnet zu sein. Matt Mullenweg von Automattic formuliert es über das Grand Meetup so: Einander persönlich zu sehen, erlaubt es, die Menschen hinter den Avataren kennenzulernen, und erleichtert es, geschriebene Nachrichten richtig zu deuten.

Hier kommt die Präsenz ins Spiel: nicht als Ersatz für das Remote-Onboarding, sondern um es in den ersten Wochen in echten Beziehungen zu verankern.

• Zapier: In einem im Jahr 2017 im Stack Overflow Blog veröffentlichten Interview beschreibt das Unternehmen seine „AirBnOnboarding“: Die neue Person reist in die Bay Area und verbringt eine Woche in einer Airbnb-Unterkunft mit der Geschäftsleitung und ihrer Führungskraft. Das zeigt schnell die Unternehmenskultur, insbesondere die Idee, dass jede Person mit jeder anderen sprechen kann, auch mit dem CEO. Es handelt sich um eine datierte Beschreibung: Fragen Sie das Unternehmen, ob sich die Praxis verändert hat. Zapier bringt außerdem das gesamte Team bei Retreats zusammen.
• GitLab: Das Unternehmen erklärt, den Wert persönlicher Begegnungen anzuerkennen, und kombiniert Meetups unter nahegelegenen Kolleginnen und Kollegen mit Contribute-Veranstaltungen für das gesamte Unternehmen, während es ein asynchrones Onboarding mit Buddy dokumentiert.
• Automattic: Das Unternehmen bringt jedes Jahr fast alle Mitarbeitenden beim Grand Meetup zusammen und verfolgt neue Mitarbeitende in Kohorten durch sein Onboarding, mit einem Team-Buddy als Begleitung, laut einem Donut-Artikel über den Prozess.

Gemeinsam haben sie: Keines wartet, bis die neue Person „angekommen“ ist, bevor es sie mit echten Menschen in Kontakt bringt. Die Formate unterscheiden sich (eine Woche mit wenigen Personen bei Zapier, ein großes jährliches Event bei Automattic und GitLab), doch das Prinzip ist dasselbe: Präsenz ergänzt das geschriebene Wort.

Das jährliche Event ist nützlich, kommt aber spät: Wer im März eingestellt wird, muss unter Umständen bis zum Herbst warten, um Kolleginnen und Kollegen zu treffen. Die Onboarding-Kohorte schließt diese Lücke.

Wann: Zwischen dem zweiten und dritten Monat ist ein guter Richtwert. Die neue Person kennt ihre Werkzeuge und Teams dann bereits per Video, hat konkrete Fragen und kann den Aufenthalt optimal nutzen.

Wie viele: Eine Kohorte von 10 bis 30 Personen erlaubt es allen, Zeit miteinander zu verbringen. Darüber hinaus rutscht man in eine Massenveranstaltung ab, bei der Neuankömmlinge im Hintergrund bleiben.

Mischung: Bringen Sie neue Mitarbeitende aus mehreren Teams zusammen, dazu einige länger dabei Beschäftigte als Begleitung, statt einer isolierten Gruppe von Neueinstellungen. Begleitende können aus den Führungskräften und Onboarding-Buddys gewählt werden.

Dauer: Zwei bis drei Tage vor Ort reichen aus, dazu ein Anreisetag, da die Kohorte kein vollständiges Seminar braucht. Ein vierteljährlicher oder halbjährlicher Rhythmus vermeidet, dass sich die Reisen häufen.

Tag 1: Empfang und Vision. Am Vorabend ein Willkommensessen, dann ein Vormittag mit der Geschäftsleitung: Unternehmensgeschichte, Strategie, offene Fragen. Am Nachmittag Einzel- oder Kleingruppengespräche zwischen Neuen und länger dabei Beschäftigten, etwa ein Marktcafé oder ein Spaziergang durchs Viertel.

Tag 2: mit Führungskraft und Team arbeiten. Ein Vormittag pro Team (oder Funktion), um die Ziele für die ersten 90 Tage festzulegen, die wichtigen Ansprechpersonen vorzustellen und die Arbeitsweise zu klären. Am Nachmittag eine gemeinsame Aktivität, bei der niemand Experte ist: ein Kochkurs, eine Führung, eine Verkostung. Abends ein Essen allein oder in kleinen Gruppen.

Tag 3: verankern und abreisen. Eine Runde zum Erfahrungsaustausch, eine Fragerunde mit der Geschäftsleitung, dann ein Abschiedsessen. Jede neue Person geht mit einer Liste von Menschen, die sie innerhalb der Woche kontaktieren sollte.

Für den Veranstaltungsort genügt ein Seminarhotel in einer gut angebundenen Stadt: Madrid, Barcelona oder Valencia, je nachdem, woher die neuen Mitarbeitenden kommen.

Beim Remote-Onboarding wie bei GitLab liegt die Benennung des Onboarding-Buddys in der Verantwortung der Führungskraft. Vor Ort erweitert sich ihre Rolle: Sie ist nicht bloß Gast der Kohorte, sondern diejenige Person, die den Begegnungen Sinn gibt.

• Vorher: Sie erklärt der neuen Person, was sie erwartet und mit wem sie unbedingt sprechen sollte.
• Währenddessen: Sie nimmt an den Teamworkshops teil, stellt die neue Person den wichtigen Menschen vor und legt die Ziele für die ersten 90 Tage fest.
• Danach: In den folgenden Wochen prüft sie, ob die geknüpften Kontakte per Video weiterlaufen, und passt die Nachbereitung an.

Um festzustellen, ob das Format funktioniert, sollten Sie nicht die gute Stimmung bewerten. Fragen Sie die neue Person einen Monat später, wen sie seit dem Treffen von sich aus kontaktiert hat und ob sie besser versteht, was von ihr erwartet wird. Die Feedback-Umfragen von Zapier nach jedem Retreat sind ein gutes Vorbild.

Wenn Sie ein solches Treffen in Spanien vorbereiten: Schicken Sie uns Ihre Termine. Wir melden uns mit den Verfügbarkeiten zurück.