Reunir os novos contratados presencialmente em uma empresa 100% remota

As empresas 100% remotas desenvolveram percursos de acolhimento à distância muito estruturados. A GitLab, por exemplo, documenta publicamente um onboarding assíncrono: todas as tarefas ficam em uma issue do GitLab com prazo de 30 dias, as duas primeiras semanas, no mínimo, são dedicadas ao acolhimento geral, e a terceira, ao treinamento específico da equipe. Cada recém-chegado tem um buddy de onboarding indicado pelo gestor, que entra em contato desde o primeiro dia, idealmente para um café por videochamada no fim do expediente.

Esse modelo é eficaz para aprender ferramentas e regras. Mas deixa uma lacuna: você pode conhecer um colega por meses sem nunca tê-lo encontrado. Matt Mullenweg, da Automattic, coloca isso ao falar do Grand Meetup: se ver pessoalmente permite conhecer as pessoas por trás dos avatares e facilita a interpretação das mensagens escritas.

É aí que entra o presencial: não para substituir o onboarding à distância, mas para ancorá-lo em relações reais nas primeiras semanas.

• Zapier: em uma entrevista publicada pelo Stack Overflow Blog em 2017, a empresa descreve sua “AirBnOnboarding”: o novo contratado viaja para a Bay Area e passa uma semana em um Airbnb com a liderança e o seu gestor. Isso mostra rapidamente a cultura da casa, em especial a ideia de que qualquer pessoa pode falar com qualquer pessoa, inclusive com o CEO. Trata-se de uma descrição antiga: confirme com a empresa se a prática mudou. A Zapier também reúne toda a equipe em retiros.
• GitLab: a empresa afirma reconhecer o valor das interações presenciais e combina meetups entre colegas próximos com eventos Contribute para toda a empresa, ao mesmo tempo que documenta um onboarding assíncrono com buddy.
• Automattic: a empresa reúne quase todos os funcionários a cada ano no Grand Meetup e acompanha os novos contratados em turmas no seu onboarding, com um buddy da equipe como guia, segundo um artigo da Donut sobre o processo.

O que elas têm em comum: nenhuma espera que o contratado esteja “estabelecido” para colocá-lo em contato com pessoas reais. Os formatos variam (uma semana com poucas pessoas na Zapier, um grande evento anual na Automattic e na GitLab), mas o princípio é o mesmo: o presencial complementa o escrito.

O evento anual é útil, mas chega tarde: quem foi contratado em março pode esperar até o outono para conhecer os colegas. A turma de acolhimento preenche essa lacuna.

Quando: entre o segundo e o terceiro mês é uma boa referência. O contratado já conhece as ferramentas e as equipes por vídeo, tem perguntas específicas e pode aproveitar melhor.

Quantas: uma turma de 10 a 30 pessoas permite que todos passem tempo uns com os outros. Acima disso, o encontro se transforma em um evento de massa, e os recém-chegados ficam em segundo plano.

Mistura: reúna recém-chegados de várias equipes, além de alguns colegas mais antigos que atuem como guias, em vez de um grupo isolado de novatos. Os guias podem ser escolhidos entre gestores e buddies de onboarding.

Duração: dois a três dias no local bastam, mais um dia de chegada, já que a turma não precisa de um seminário completo. Uma cadência trimestral ou semestral evita multiplicar as viagens.

Dia 1: acolhimento e visão. Um jantar de boas-vindas na véspera à noite e, em seguida, uma manhã com a liderança: história da empresa, estratégia, perguntas em aberto. À tarde, encontros individuais ou em pequenos grupos entre os novos contratados e colegas mais antigos, como um “café de mercado” ou um passeio pelo bairro.

Dia 2: trabalhar com o seu gestor e a sua equipe. Uma manhã por equipe (ou por função) para definir as metas dos 90 dias, apresentar os contatos-chave e esclarecer como as coisas funcionam. À tarde, uma atividade coletiva em que ninguém é especialista: uma aula de culinária, uma visita guiada, uma degustação. À noite, jantar livre ou em pequenos grupos.

Dia 3: ancorar e partir. Um debriefing em círculo, uma sessão de perguntas e respostas com a liderança e, depois, um almoço de despedida. Cada contratado sai com uma lista de pessoas para contatar na semana seguinte.

Para o local, um hotel de seminário em uma cidade bem servida de conexões basta: Madri, Barcelona ou Valência, conforme a origem dos novos contratados.

Em um onboarding remoto como o da GitLab, a indicação do buddy de onboarding é responsabilidade do gestor. No presencial, o papel dele se amplia: não é apenas um convidado da turma, mas quem dá sentido aos encontros.

• Antes: ele explica ao contratado o que vai viver e com quem deve, obrigatoriamente, conversar.
• Durante: participa das oficinas por equipe, apresenta o contratado às pessoas-chave e define as metas dos 90 dias.
• Depois: nas semanas seguintes, verifica se os vínculos criados continuam por vídeo e ajusta os pontos de acompanhamento.

Para saber se o formato funciona, não conte sorrisos. Pergunte ao contratado, um mês depois, com quem ele entrou em contato espontaneamente desde o encontro e se entende melhor o que se espera dele. Os questionários de feedback da Zapier após cada retiro são um bom modelo.

Se você está preparando um encontro desse tipo na Espanha: envie-nos suas datas e voltaremos com a disponibilidade.