Offsite in azienda remota: come scegliere la destinazione, e perché la Spagna

In un'azienda completamente remota, l'offsite non è un premio annuale: è il luogo in cui si costruisce la fiducia che regge le altre cinquanta settimane. Matt Mullenweg, fondatore di Automattic, scrive del Grand Meetup della sua azienda: incontrarsi di persona permette di conoscere «le persone dietro gli avatar di Slack» e rende più facili da leggere in seguito gli scambi scritti. Automattic segnala inoltre che i legami nati durante questi incontri risultano, in seguito, misurabilmente più stretti.

GitLab, anch'essa completamente remota, dichiara sul proprio blog di riconoscere «il valore delle interazioni in presenza» e riunisce tutta l'azienda in occasione dei suoi eventi Contribute. Zapier organizza ritiri per tutta l'azienda che descrive come grandi riunioni di famiglia.

La conseguenza per la scelta della sede è diretta: i vostri colleghi arrivano da più Paesi e fusi orari, spesso senza essersi mai incontrati. Il luogo deve facilitare gli spostamenti, ospitare tutti insieme e offrire sia spazi di lavoro seri sia occasioni semplici per fare conoscenza.

La guida pubblica di Zapier sull'organizzazione dei propri ritiri è un buon punto di partenza, perché si basa su dieci ritiri che hanno coinvolto da 7 a 185 persone. Elenca quattro criteri: accesso facile (idealmente entro circa due ore da un grande aeroporto), spazio sufficiente per tutta l'azienda, Wi-Fi veloce con sale per i lavori di gruppo, e attività nelle vicinanze. Zapier aggiunge che la città in sé conta meno di questi aspetti pratici.

Ne aggiungiamo tre, che poniamo a ogni cliente:

• Il viaggio: quanti colleghi faranno uno scalo, e quante ore di differenza di fuso dovranno assorbire?
• Il luogo di lavoro: lo stesso hotel può ospitare sessioni plenarie, laboratori in piccoli gruppi e pasti senza spostamenti quotidiani?
• Il tempo libero: che cosa succede la sera e durante la pausa di mezza giornata, senza programmare ogni minuto?

Un team che si incontra una o due volte l'anno ha bisogno di semplicità logistica, perché l'energia vada alle persone e non ai trasferimenti.

Secondo Aena, gli aeroporti spagnoli hanno accolto 283.195.399 passeggeri nel 2023, il 16,2% in più rispetto al 2022 e più del 2019. Madrid-Barajas ha superato i 60 milioni di passeggeri e Barcelona-El Prat quasi i 50 milioni. Per un team i cui membri arrivano dall'Europa, dalle Americhe o da più lontano, questi due hub sono le porte d'accesso più semplici, e diverse altre città (Siviglia, Valencia, Malaga, Palma) dispongono di aeroporti propri.

La ferrovia completa il quadro: secondo la guida ferroviaria di Seat61, l'AVE collega Madrid e Barcellona in circa 2h30. Una parte del team può atterrare a Madrid e raggiungere un'altra città senza ripassare per un aeroporto.

Per un offsite, questo significa arrivi raggruppati: organizziamo i trasferimenti dagli aeroporti a ondate, con un punto di accoglienza, così nessuno deve arrangiarsi da solo dopo un lungo volo.

La Spagna si presta a un offsite al di fuori dei mesi estivi: primavera e autunno offrono giornate piacevoli per uscire tra una sessione e l'altra, e le città del sud e del Levante restano confortevoli molto più a lungo rispetto alla maggior parte delle capitali europee. Chiedeteci quale stagione si adatta meglio alla città che avete scelto.

A tavola, il pasto è già un momento di condivisione: tapas da passarsi, paella, cene tardive in terrazza. Per colleghi che non siedono mai allo stesso tavolo, è un formato che scioglie la conversazione senza sforzo. Un corso di cucina o una visita a un mercato funzionano spesso meglio di un classico gioco di team building.

Gli hotel per seminari sono numerosi e ben attrezzati nelle principali città. Tra quelli che conosciamo bene: l'Hilton Madrid Airport, con la sala Isabela da 450 m², pratico per un arrivo senza lunghi trasferimenti, oppure il Meliá Madrid Princesa, con la sala Sabatini da 600 m² in centro. A Valencia, l'AZZ Hotel Valencia Congress dispone di una sala da 690 m². Definiamo ogni allestimento direttamente con l'hotel.

• Madrid: la scelta più semplice per chi arriva da ogni parte, con un grande aeroporto e sale ampie. Ideale per team numerosi e per unire una visita culturale a sessioni di lavoro.
• Barcellona: una città cosmopolita e molto ben collegata, che piace ai team giovani e creativi. L'AVE la collega a Madrid.
• Siviglia: uno scenario ricco di storia e un'atmosfera andalusa che danno subito la sensazione di trovarsi in un luogo nuovo, con flamenco o una visita all'Alcázar la sera.
• Valencia: una città a misura d'uomo, con il mare, l'Albufera e attività in bici o in barca; una buona opzione per i team che amano l'aria aperta.
• Malaga: il sud, il mare e hotel per seminari in centro; semplice da raggiungere per un team che cerca clima mite e praticità.
• Le Baleari: Maiorca e Minorca per un offsite più appartato, incentrato sulla natura e sul mare. Il viaggio è più lungo, ma il team resta unito senza distrazioni.

Queste scelte dipendono dalla dimensione del team, dalla durata e dalla stagione. Per un formato di quattro giorni, leggete il nostro articolo sul programma giorno per giorno di un offsite per team remoto.